Alles Wissenswerte rund um die E-Rechnungspflicht für die Praxis
Die strategische Integration elektronischer Rechnungen in digitale Geschäftsprozesse
In der zunehmend digitalisierten Geschäftswelt erleben wir eine bedeutende Veränderung im Rechnungswesen Deutschlands durch das Wachstumschancengesetz. Dieses Gesetz markiert einen Meilenstein in der Unternehmensentwicklung, indem es die Einführung elektronischer Rechnungen (engl. E-Invoicing) vorsieht. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick darauf, was Unternehmen erwartet und welche Vorteile diese Neuerung mit sich bringt.
Key Facts
Nachdem die Ausstellung - anders als bisher - nicht an das Einverständnis des Rechnungsempfängers gebunden ist, müssen Unternehmen bis zum Stichtag die technischen Voraussetzungen schaffen, um E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher ablegen zu können.
Elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, sind digitale Versionen herkömmlicher Papierrechnungen. Sie werden nicht mehr in Papierform, sondern im elektronischen Format versendet und empfangen.
Eine elektronische Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz(§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E) ist demnach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Bei einer pdf-Rechnung, die zwar auch in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, handelt es sich um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine E-Rechnung nach EU-Norm, wie z.B. die XRechnung in Deutschland, ist jedoch in rein semantischem Datenformat konzipiert.
Das heißt, dass die E-Rechnung in erster Linie nur maschinenlesbar ist und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet.
Einige hybride Formate, wie z.B. ZUGFeRD, liefern eine visuelle, für das menschliche Auge lesbare Variante mit.
Von der Einführung des Wachstumschancengesetzes sind grundsätzlich alle Unternehmen betroffen. Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Kleine und mittelständische Unternehmen werden jedoch durch vereinfachte Regelungen und Übergangsfristen entlastet, deren Zeitrahmen in reger Diskussion ist. Fakt ist jedoch, dass die E-Rechnung kommen wird und sich Unternehmen jeglicher Größe und Branche darauf vorbereiten müssen.
Nach der derzeitigen Gesetzeslage müssen Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Anders als bisher, ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft, d.h. Debitoren müssen bis zum Stichtag über die technischen und prozessualen Möglichkeiten verfügen, E-Rechnungen auslesen und verarbeiten können.
Bei hybriden Formaten ist der strukturierten, allein maschinenlesbaren Datei zwar ein weiteres Format beigefügt, das menschlich lesbar ist. Dennoch empfiehlt es sich, beide Datensätze miteinander abzugleichen. Unterscheiden sie sich voneinander, kann dies zu erheblichen steuerrechtlichen und buchhalterischen Problemen führen: Sie werden laut § 14c Abs. 1 UStG nicht als identische Mehrstücke, sondern als individuelle Rechnungen behandelt. In Folge schuldet der Rechnungssteller im schlimmsten Fall die kumulierte Umsatzsteuer aus beiden Rechnungen, während der Empfänger den Vorsteuerabzug nur einmal geltend machen kann.
Die Einführung der E-Rechnung ist der erste Schritt hin zu einem elektronischen Meldesystem an die Finanzverwaltung. Damit folgt das Bundesfinanzministerium (BMF) dem im Koalitionsvertrag der Bundesregierung festgelegten Ziel, den Umsatzsteuerbetrug in Deutschland zu bekämpfen und die Umsatzsteuerlücke zu verringern. Auf Basis der E-Rechnung sollen steuerrelevante Daten an die Finanzverwaltung gemeldet werden und damit die Voraussetzung für die Implementierung des Meldesystems geschaffen werden.
Ein zentraler Aspekt der Umstellung ist die revisionssichere Ablage elektronischer Rechnungen. Unternehmen sind nun verpflichtet, sicherzustellen, dass ihre digitalen Dokumente manipulationssicher und nachvollziehbar gespeichert werden.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind dabei zwingend einzuhalten.
Dies erfordert die Implementierung geeigneter IT-Systeme und Prozesse, um die Integrität der Rechnungsdaten zu gewährleisten.
Die Einführung elektronischer Rechnungen gemäß dem Wachstumschancengesetz in Deutschland ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Unternehmen sollten sich auf die Umstellung vorbereiten, um von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren. Die Zukunft der Rechnungswelt ist zweifellos digital und diejenigen, die diese Veränderung proaktiv angehen, werden wettbewerbsfähiger und nachhaltiger agieren können.
