Die neue Generation des

Rechnungsmanagementes

dms

Brandneu und mit größtmöglichem Nutzen

Sie möchten schneller und effektiver arbeiten? Alle Chancen der Digitalisierung für sich nutzen? Dann sollten Sie sich die neueste Version des RechnungsManagers genauer anschauen: Dieser punktet mit erweiterten Funktionen und einer straffen Performance, die den Arbeitsalltag messbar erleichtert. 

Nützliche Funktionen für
Anwender und Administration

Auf die Entwicklung des RechnungsManagers 7 + NEOPACKAGE sind wir richtig stolz: Unser Team hat in den letzten Monaten viel Zeit, tiefes Fachwissen und vor allem Herzblut in die neue Version gesteckt, Kundenwünsche berücksichtigt und den RechnungsManager noch praxistauglicher gestaltet. Anwender profitieren von erweiterten Funktionen und einer hohen Automatisierung, die ihnen im Arbeitsalltag viele zeitraubende Tätigkeiten abnimmt und mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben schafft. Die Optimierung der System-Technik sorgt für den reibungslosen Ablauf und entlastet die Systeme.

Broschüre:

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Anwender

E-Mail Verarbeitung

Der RechnungsManager erkennt selbständig, wenn relevante Belege wie Rechnungen, Lieferscheine etc. elektronisch eingehen, holt sie automatisch von den E-Mail-Postfächern ab und archiviert sie revisionssicher. Die enthaltenen Dokumente werden ausgelesen und landen - verknüpft mit der Original-E-Mail - automatisch in den Aufgaben.

Key-Features
  • Postfach-Überwachung und -Abholung
  • Verarbeitung sämtlicher Dateiformate:
    PDF, TIFF, ZIP-Archive, ZUGFeRD, XRechnungen
  • Revisionssichere Archivierung
  • Übernahme der Belege in die Aufgaben

emailRECHNUNG AUS DER E-MAIL WIRD AUSGELESEN - DER WORKFLOW STARTET AUTOMATISCH

eingangsprotokoll 011NACHVOLLZIEHBARKEIT AN JEDER STELLE: DAS EINGANGSPROTOKOLL DER E-MAIL

XRechnungen

Automatisch abgeholte XRechnungen vom Rechnungsportal der Bundesdruckerei werden in eine lesbare Form gebracht und stellen den Handel mit öffentlichen Auftraggebern sicher.

Office-Modul

Durch die integrierte Office-Unterstützung können sowohl kreditorische als auch debitorische Dokumente in Word oder Excel direkt aus dem RechnungsManager erstellt werden und mit Belegen wie z.B. Lieferscheinen, Rechnungen oder Bestellungen verknüpft werden.  Alle Dokumente können mit personalisiertem Anschreiben per E-Mail direkt aus dem RechnungsManager versendet werden.  


Mit Vorlagen und Workflows, die völlig individuell nach Abteilungen, Beträgen, Freigabegrenzen etc. konfigurierbar sind, werden klare Prozesse und Transparenz geschaffen.

Key-Features
  • Intercompany-Verrechnungen
  • Eingangs- & Ausgangsrechnungserstellung
  • Bestellungen und Investitionsanträge
  • Genehmigungsprozesse
  • Bedarfsanforderungen
  • Rücksendungen und Reklamationen

Volltextsuche und erweiterte Detailsuche

Über eine leistungsfähige Suchfunktion kann innerhalb eines Feldes mit mehreren Suchbegriffen nach allen Inhalten eines Beleges gesucht werden. Nach Relevanz sortierte Ergebnisse führen in sekundenschnelle zum gewünschten Dokument. Unterlagen, die im Zusammenhang mit dem gesuchten Beleg stehen, weist der RechnungsManager ebenfalls aus und gliedert sie hierarchisch nach Relevanz.

Alternativ kann die bekannte Detailsuche mit erweiterten Feldern genutzt werden. Für Auswertungen und Controlling-Funktionen stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um rasch einen umfassenden Überblick zu gewinnen.

Key-Features
  • Alle zum Suchergebnis gehörigen Belege werden ausgegeben
  • Sortierung nach Relevanz
  • Jokersuche
  • Auswertungen (z.B. noch nicht verknüpfte Lieferscheine)

emailDIE VOLLTEXTSUCHE - JEDERZEIT AUSKUNFTSBEREIT, DENN BELEGE WERDEN UMGEHEND GEFUNDEN

Aufgabenüberwachung und Fristenmanagement

Alle eingehenden Aufgaben werden nach Priorität sortiert. Zahlungsweisen und -bedingungen werden als Kriterien für die Dringlichkeit herangezogen. So werden beispielsweise Rechnungen, die mit Skonto verbucht werden können, höher priorisiert als Rechnungen, die per Lastschrift eingezogen werden. 

Bei einer Vielzahl von Aufgaben hat der Sachbearbeiter somit jederzeit einen Überblick darüber, was als erstes erledigt werden muss. Ein Eskalationsmodul überwacht zudem alle offenen Aufgaben und warnt rechtzeitig vor einer Fristüberschreitung. Belege können somit nicht übersehen werden oder zu lange liegen bleiben.

Vorteile
  • volle Skontoausnutzung
  • fristgerechte Erledigung
  • keine Mahngebühren
  • verkürzte Durchlaufzeiten
  • Transparenz

Belegerkennung und Autoforward

Die qualitativ hochwertige OCR-Erkennung wurde weiter ausgebaut, um den manuellen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Muss der Mandant manuell zugewiesen werden, durchläuft der Beleg erneut die automatische Belegerkennung und wird dem Workflow entsprechend weitergegeben bzw. automatisch verbucht.

Können alle relevanten Daten ausgelesen werden, kann die Indexierung übersprungen werden. Die Rechnung wird dann direkt an die richtige Abteilung oder dem zuständigen Sachbearbei zugestellt.

 

automatische verbuchung 011MANDANT WIRD ZUGEWIESEN - DIE INDEXIERUNG STARTET NEU
automatische verbuchung 011EIN KLICK: RECHNUNG WIRD AUTOMATISCH VERBUCHT

Administration

Rechteverwaltung und Vertreterregelung

Durch die weit verzweigte Rechteverwaltung können auch komplexe Berechtigungsstrukturen passgenau umgesetzt und auf allen Ebenen für Benutzer spezifisch festgelegt werden. So ist es nun möglich, Berechtigungen ganz individuell für jeden Benutzer z.B. nach Mandanten, Bereichen oder Belegtypen festzulegen.

Die Gesamtübergabe aller Rechte an den Vertreter im Urlaubs-, Krankheits- oder Abwesenheitsfall wurde durch eine exakt aufsplittbare Rechtevergabe abgelöst. Nun können Vertretungsbefugnisse an mehrere Personen vergeben und detailliert konfiguriert werden. Beispielsweise können definierte Zeiträume oder Aufgaben bestimmt werden.

Vorteile
  • Klare Regelung der Zuständigkeiten
  • Komplexe Strukturen können abgebildet werden
  • Aufgaben werden auch bei Abwesenheit fristgerecht erledigt

System-Technik

 Mit einer intelligenten System-Technik arbeitet der RechnungsManager ressourcensparend und effizient:

 

Automatische SQL-Datenbankwartung

Für eine optimale Performance baut der RechnungsManager SQL-Indexe neu auf bzw. reorganisiert diese und steigert damit die Geschwindigkeit.

Revisionssichere Datenminimierung nach GoBD

Aufgenommene Daten werden durch eine smarte Versionierungstechnik mit minimalem Speicher- und Sicherungsplatzverbrauch revisionssicher in das System aufgenommen.

Parallelverarbeitung

Alles kann gleichzeitig erledigt werden! Über mehrere Serverdienste können eingehende Belege parallel verarbeitet werden.

 

Ausgefeilte Performance - damit alles optimal läuft!

Vorteile
  • Steigerung der Performance
  • Erhöhung der Produktivität
  • Einsparung von Speicherplatz

Intelligentes Cache-Management

Definierte Daten werden aus dem Cache geholt. Ein App-Server minimiert die Anfragen auf ERP- und Rechnungswesen-Software und entlastet die Systeme.

 

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Lassen Sie sich ausführlich
zu den neuen Funktionen beraten.

Markus Schiele

Telefon: (+49) 8431 6436 33 
Mobil: (+49) 152 098 528 30
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Markus Schiele

Support & Beratung

Gerne beraten wir Sie bei allen Fragen rund um den Rechnungsmanager.

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Am Burgholz 2a
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Tel.: (+49) 8431 6436 33
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