Die korrekte Archivierung von Rechnungen und steuerlich relevanten Unterlagen ist ein oft unterschätzter, aber unverzichtbarer Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Eine GoBD-konforme Rechnungsarchivierung sorgt dafür, dass Ihre wichtigen Dokumente jederzeit sicher, unveränderbar und vollständig zugänglich sind – genau so, wie es das Gesetz verlangt. Damit sind Sie nicht nur bestens auf mögliche Steuerprüfungen vorbereitet, sondern schützen auch die Integrität und Vertrauenswürdigkeit Ihrer Geschäftsdaten. Wer hier sorgfältig agiert, legt den Grundstein für Rechtssicherheit und langfristigen Geschäftserfolg.
Die GoBD stellt klare Anforderungen an die Archivierung:
Die GoBD dienen dazu, sowohl die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen als auch rechtlichen Problemen vorzubeugen.
Die Abkürzung GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums regelt, wie steuerlich relevante Daten digital erfasst, gespeichert und archiviert werden müssen.
Die GoBD bilden somit die Grundlage für eine rechtssichere digitalisierte Buchführung und Archivierung, an die sich alle Unternehmen halten müssen, die elektronische Daten verarbeiten.
Die GoBD-konforme Archivierung ist elementar, um die Rechtssicherheit zu gewährleisten. Unternehmen, die die GoBD nicht einhalten, riskieren steuerliche Strafen und Prüfungsprobleme.
Darüber hinaus stärkt eine ordnungsgemäße Archivierung das Vertrauen bei Steuerbehörden und Geschäftspartnern, was speziell bei Audits und Prüfungen von entscheidender Bedeutung ist. Unternehmen profitieren zudem von einer optimierten Effizienz im Umgang mit ihren Dokumenten.
Die GoBD-konforme Rechnungsarchivierung erfolgt heute fast ausschließlich digital – mit leistungsstarken Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder spezialisierten elektronischen Archivierungsplattformen, die genau auf die strengen Anforderungen der GoBD zugeschnitten sind. Diese Systeme sorgen dafür, dass Ihre Dokumente sicher, unveränderbar und revisionssicher abgelegt werden.
Jeder Schritt im Archivierungsprozess wird automatisch protokolliert, sodass Sie jederzeit die volle Nachvollziehbarkeit und Transparenz gewährleisten können. Moderne Lösungen ermöglichen zudem einen blitzschnellen Zugriff auf Ihre archivierten Unterlagen und machen die Dokumentenverwaltung für Ihr Unternehmen deutlich effizienter und stressfreier.
Trotz der Bedeutung einer GoBD-konformen Archivierung unterlaufen vielen Unternehmen Fehler, die das Risiko erhöhen, den Anforderungen nicht gerecht zu werden. Zu den häufigsten Fehlern gehören:
Um diese Fehlerquellen zu umgehen, sollten Unternehmen auf zertifizierte und GoBD-konforme Archivierungslösungen setzen, die alle Schritte der Archivierung gesetzestreu dokumentieren und schützen.
Welche Softwarelösungen sind empfehlenswert?
Wenn Sie bei der Rechnungsarchivierung wirklich auf Nummer sicher gehen möchten, setzen Sie auf artner Invoice – die smarte Lösung für die GoBD-konforme, digitale Ablage aller steuerlich relevanten Dokumente.
Mit artner Invoice erfüllen Sie nicht nur spielend sämtliche gesetzliche Vorgaben, sondern profitieren auch von einer revisionssicheren und unveränderbaren Archivierung Ihrer Unterlagen. Die Integration läuft unkompliziert in Ihrer bestehenden IT-Landschaft – Sie müssen sich um nichts kümmern! Dank der hohen Automatisierung gewinnen Sie spürbar Zeit und Nerven, denn Prozesse werden verschlankt und der Zugriff auf Ihre Dokumente ist im Handumdrehen möglich.
Vertrauen Sie auf artner Invoice und sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen jederzeit bestens vorbereitet und rechtlich abgesichert ist.
Ab 2025 sind Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, verpflichtet, ihre Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format zu übermitteln.
Dafür wurde das XML-Format für elektronische Rechnungen eingeführt, was die GoBD-konforme Archivierung deutlich vereinfacht. Dank der strukturierten und maschinenlesbaren Form der XML-Rechnung (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) können Rechnungsdaten automatisiert verarbeitet, geprüft und revisionssicher aufbewahrt werden.
Es reicht aus, die XML-Datei zu archivieren. Eine zusätzliche PDF ist nicht mehr notwendig, es sei denn, die PDF weist weiterführende Informationen wie Signaturen auf. Für hybride Formate wie ZUGFeRD/Factur-X genügt ebenfalls in der Regel die XML-Datei, solange alle steuerrelevanten Angaben enthalten sind.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass ab 2025 für Buchungsbelege eine Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren gilt, anstatt wie bisher 10 Jahre. Für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und die Verfahrensdokumentation bleibt die Aufbewahrungspflicht jedoch bei 10 Jahren.
Die GoBD-konforme Rechnungsarchivierung ist ein entscheidender Baustein, um Risiken in Ihrem Unternehmen zu minimieren und gleichzeitig die Effizienz deutlich zu steigern. Mit digitalen Archivierungslösungen wie artner Invoice haben Sie die Möglichkeit, Ihre Archivierungsprozesse zu vereinfachen, sicher und GoBD-konform zu gestalten sowie Ihre Dokumente revisionssicher zu speichern.
So schützen Sie Ihr Unternehmen zuverlässig vor rechtlichen und steuerlichen Problemen und stärken das Vertrauen von Prüfern und Geschäftspartnern gleichermaßen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Archivierungssysteme regelmäßig zu überprüfen und mit Blick auf aktuelle gesetzliche Änderungen wie die E-Rechnungspflicht 2025 stets auf dem neuesten Stand zu halten.
Starten Sie am besten noch heute mit der GoBD-konformen Archivierung. Optimieren Sie Ihre Prozesse effizient und rechtssicher, gemeinsam mit artner Invoice. Kontaktieren Sie uns gerne für eine individuelle Beratung!
Eine GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass steuerlich relevante Dokumente so gespeichert werden, dass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit zugänglich sind, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Sie schützt vor Strafen und Prüfungsproblemen und stärkt das Vertrauen bei Steuerbehörden und Geschäftspartnern.
Unternehmen riskieren Strafen vom Finanzamt, Prüfungsprobleme und die Verweigerung der Steuerprüfung.
Ab 2025 müssen Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ihre Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format übermitteln. Die sogenannten E-Rechnungen unterliegen den GoBD-Richtlinien, was bedeutet, dass sie unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden müssen.
Ab 2025 müssen Buchungsbelege für 8 Jahre aufbewahrt werden, während Handelsbücher, Jahresabschlüsse und die Verfahrensdokumentation weiterhin 10 Jahre zu archivieren sind.
