Elektronische Rechnungen werden immer üblicher. Ab 2025 gelten dabei neue rechtliche Anforderungen.
Elektronische Rechnungen werden in Unternehmen zunehmend zur Norm, da sie viele Vorteile bieten und den Arbeitsablauf erheblich vereinfachen. Allerdings gibt es wichtige Informationen sowie rechtliche Anforderungen, die Unternehmen beachten müssen, insbesondere in Hinblick auf die Neuerungen in der Rechnungsverarbeitung ab 2025.
Eine elektronische Rechnung ist ein digitales Dokument, das dieselben rechtlichen Anforderungen wie eine Papierrechnung erfüllt. Sie wird elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen; in der Regel im PDF-, XML- oder EDI-Format.
Der elektronische Rechnungseingang bietet Unternehmen einige attraktive Vorteile, z.B.:
Beim digitalen Rechnungseingang senden Lieferanten ihre Rechnungen direkt per E-Mail an ein zentrales Postfach des Unternehmens meist im PDF- oder XML-Format. Dort werden sie automatisiert erkannt, ausgelesen und verarbeitet. Moderne Rechnungsmanagement-Systeme wie artner Invoice analysieren die eingehenden Belege mittels OCR oder strukturierter Datenformate und überführen sie automatisch in den internen Workflow vom Prüfungsschritt bis zur Buchung.
Der digitale Rechnungseingang lässt sich in fünf typische Schritte gliedern:
Damit der Rechnungseingang reibungslos funktioniert, sollten Unternehmen einige bewährte Konventionen beachten:
Durch klare Vorgaben und technische Standards wird die Dunkelverarbeitung gefördert also der vollständig automatisierte Rechnungseingang ohne manuelles Eingreifen.
Beim Empfang von Rechnungen per E-Mail gelten dieselben gesetzlichen Anforderungen wie bei Papierrechnungen. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, die Echtheit der Herkunft gewährleistet ist und der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass eingehende Rechnungen korrekt geprüft, freigegeben und revisionssicher archiviert werden.
Unternehmen dürfen Rechnungen per E-Mail nur empfangen, wenn der Absender dieser Übertragungsform zugestimmt hat. Diese Zustimmung kann ausdrücklich erfolgen – etwa durch eine vertragliche Vereinbarung – oder stillschweigend, etwa durch die Annahme und Bezahlung der Rechnung. Wichtig: Auch bei künftig verpflichtenden E-Rechnungen ab 2025 ist eine saubere Zustimmungslösung Teil einer rechtssicheren Prozessgestaltung.
Eingehende Rechnungen ob per Post oder digital müssen bestimmte Angaben enthalten, damit sie buchhalterisch und steuerlich anerkannt werden. Dazu zählen:
„Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, und das bestimmte Pflichtangaben enthält.“
Der § 14 Abs. 1 UStG legt fest, welche Informationen auf einer Rechnung vorhanden sein müssen, damit der Vorsteuerabzug möglich ist. Dies gilt auch für Rechnungen in digitaler Form. Alle rechtlichen Vorgaben müssen vollständig erfüllt werden, um steuerrechtlich anerkannt zu werden.
Die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen bietet Unternehmen einige Vorzüge. Hier sind die wichtigsten Vorteile:
Ab 2025 wird die Nutzung von E-Rechnungen in vielen Bereichen verpflichtend. Unternehmen müssen ihre Systeme auf die Verarbeitung und den Versand von elektronischen Rechnungen vorbereiten. Dazu gehört auch die Umstellung auf Formate wie XML, die den neuen Standards entsprechen, sowie die Implementierung rechtssicherer Archivierungsprozesse.
Artner Invoice hilft Unternehmen, den elektronischen Rechnungsprozess effizient und rechtssicher zu gestalten. Von der Erfassung über den Versand hin zur Archivierung bietet Artner Lösungen, die den gesamten Rechnungsprozess digitalisieren und zuverlässig optimieren.
Der Rechnungseingang per E-Mail ist ein zentraler Baustein für moderne, digitale Buchhaltungsprozesse. Unternehmen, die ihre Eingangsrechnungen elektronisch empfangen und automatisiert verarbeiten, profitieren von mehr Effizienz, geringeren Kosten und höherer Transparenz. Gleichzeitig sorgen sie für rechtliche Sicherheit und sind optimal auf die verpflichtende E-Rechnung ab 2025 vorbereitet. Mit einer Lösung wie artner Invoice wird der digitale Rechnungseingang nicht nur einfacher, sondern auch vollständig automatisiert vom E-Mail-Posteingang bis zur revisionssicheren Archivierung.
Welche Formate sollten eingehende Rechnungen per E-Mail haben?
Gängige Formate für den elektronischen Rechnungsaustausch sind PDF oder XML. Wichtig ist, dass die Dokumente maschinenlesbar, rechtssicher und in der Praxis etabliert sind damit eine automatische Verarbeitung reibungslos möglich ist.
Muss der Rechnungsempfänger bei elektronischen Rechnungen zustimmen?
Die Zustimmung des Empfängers ist seit dem 1. Januar nicht mehr erforderlich – es besteht eine gesetzliche Empfangspflicht.
Wann gilt eine E-Rechnung als legal?
Eine E-Rechnung gilt als legal, wenn sie alle gesetzlich geforderten Angaben enthält und der Empfänger der Zustellung zugestimmt hat.
Können Eingangsrechnungen per E-Mail von Lieferanten gespeichert werden?
Ja, Unternehmen können Eingangsrechnungen per E-Mail von Lieferanten digital archivieren, solange sie den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entsprechen.
Hilft der Rechnungsmanager von Artner bei der Einhaltung legaler Forderungen bei E-Rechnungen?
Ja, artner Invoice unterstützt Unternehmen dabei, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, indem er die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen automatisiert.
