Noch immer setzen viele Unternehmen auf PDF-Rechnungen – ein Format, das über Jahre hinweg praktisch und weit verbreitet war. Doch die Anforderungen ändern sich. Mit der Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 wird klar: Das klassische PDF reicht künftig nicht mehr aus. Wer rechtssicher arbeiten und zugleich international wettbewerbsfähig bleiben möchte, benötigt eine klare Strategie für den Übergang. Technologien wie OCR, hybride Formate wie ZUGFeRD und Standards wie XRechnung zeigen dabei den Weg.
PDF-Rechnungen sind beliebt, weil sie leicht zu erstellen sind, sich mit nahezu jedem System öffnen lassen und Mitarbeitern wie Geschäftspartnern vertraut sind. Doch diese Vorteile haben einen entscheidenden Nachteil: Das PDF ist zwar visuell lesbar, aber nicht maschinenlesbar.
Die Konsequenz daraus ist, dass Daten manuell erfasst oder durch Zusatztechnologien ausgelesen werden müssen. Das erhöht den Aufwand, macht Prozesse fehleranfällig und erschwert die Automatisierung. Mit Blick auf die steigenden Compliance-Anforderungen und die künftige E-Rechnungspflicht wird deutlich: Das PDF ist ein Auslaufmodell.
Ein naheliegender Zwischenschritt ist die Nutzung von OCR-Technologien (Optical Character Recognition). Sie erkennen die Inhalte einer PDF-Rechnung und wandeln diese in strukturierte Daten um.
Vorteile:
Nachteile:
OCR kann also eine kurzfristige Lösung sein, wenn Unternehmen Zeit gewinnen wollen – für den dauerhaften Einsatz reicht die Technologie jedoch nicht aus.
Mit ZUGFeRD steht Unternehmen ein hybrides Format zur Verfügung, das PDF und XML-Daten kombiniert. Damit ist die Rechnung sowohl für Menschen lesbar als auch für Systeme maschinenlesbar.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
Damit eignet sich ZUGFeRD perfekt als Übergangsformat, vor allem für Unternehmen, die aktuell noch viele Rechnungen als PDF versenden, sich aber Schritt für Schritt auf die Zukunft vorbereiten wollen.
Die XRechnung steht für die nächste Stufe. Es handelt sich hierbei um ein rein strukturiertes XML-Format, das ursprünglich für die Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde.
Ihre Stärken:
Mit der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) wird die E-Invoicing ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend eingeführt – Für Unternehmen heißt das, dass ERP-Systeme, Prozesse und Mitarbeiter rechtzeitig vorbereitet werden müssen.
Der Wandel zur digitalen Rechnungsstellung gelingt am besten schrittweise. Eine mögliche Vorgehensweise gestaltet sich in 3 Phasen:
So bleiben Prozesse stabil, während Unternehmen schrittweise die Anforderungen der Zukunft erfüllen.
Der Weg zur E-Rechnung: passende Strategien für jede Unternehmensgröße
Für kleinere Unternehmen (KMU) empfiehlt sich der Einstieg über OCR-Lösungen oder kostengünstige Cloud-Tools, die ZUGFeRD unterstützen. Damit lassen sich erste Erfahrungen sammeln, ohne hohe Investitionen tätigen zu müssen.
Der Mittelstand sollte verstärkt auf ZUGFeRD setzen, um bestehende Prozesse zu modernisieren, und parallel die notwendigen Anpassungen an die XRechnung vorbereiten. Besonders wichtig ist es, die ERP-Systeme rechtzeitig anzupassen, um reibungslose Abläufe zu sichern.
Großunternehmen sind gut beraten, sich direkt an der XRechnung und weiteren internationalen Standards auszurichten. Im Fokus stehen hier die Integration in komplexe ERP-Landschaften wie Microsoft Dynamics NAV - 365 Business Central sowie die Durchführung von Pilotprojekten mit Geschäftspartnern, um die Umstellung frühzeitig und praxisnah zu erproben.
Das klassische PDF verliert an Bedeutung: OCR dient als Zwischenlösung, ZUGFeRD als Brücke – doch langfristig führt kein Weg an der XRechnung vorbei.
Unternehmen sollten ihre Übergangsstrategie jetzt definieren. Wer schnell handelt, erfüllt nicht nur kommende Pflichten, sondern profitiert schon heute von mehr Effizienz, Transparenz und Prozesssicherheit.
Mit artner Invoice haben Sie eine Lösung an der Hand, die Sie bei jeder Stufe des Übergangs unterstützt – von der OCR-Erkennung bis zur vollständigen Integration von ZUGFeRD und XRechnung.
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung ohne manuelle Zwischenschritte und erfüllt die rechtlichen Vorgaben der europäischen Norm EN 16931.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Pflicht zur Ausstellung wird schrittweise eingeführt und gilt – mit Übergangsfristen – voraussichtlich zum Jahreswechsel 2027/2028 für alle Unternehmen.
Es sind ausschließlich Formate erlaubt, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Dazu zählen:
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren können. In der Praxis geschieht dies meist über ERP-Systeme oder spezialisierte Rechnungsplattformen mit entsprechenden Schnittstellen.
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile:
Ja. Unternehmen, die keine ordnungsgemäßen E-Rechnungen verwenden, riskieren steuerliche Nachteile – etwa den Verlust des Vorsteuerabzugs. Konkrete Sanktionen richten sich nach den jeweiligen steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften.
