In sozialen Einrichtungen und Träger-organisationen sind Rechnungsprozesse oft über Jahre gewachsen. Belege gehen zwischen Standorten und Verantwortlichen hin und her, Freigaben laufen über mehrere Stationen und der Überblick fehlt häufig genau dann, wenn Fristen knapp werden.
In der Sozialwirtschaft ist das Rechnungsmanagement selten einfach:
Mehrere Einrichtungen, unterschiedliche Kostenstellen oder Kostenträger und dezentrale Verantwortlichkeiten machen die Bearbeitung schnellaufwendig. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Dokumentation und Prüfung.
Genau deshalb braucht es für die Digitalisierung in der Sozialwirtschaft einen klar strukturierten und transparenten Freigabeprozess – nicht nur eine digitale Version bestehender Papierwege, sondern ein durchdachtes Dokumentenmanagement für eingehende Rechnungen und relevante Belege.
Mit artner Invoice steuern Sie die Prüfung, Freigabe und Bearbeitung eingehender Rechnungen digital und nachvollziehbar. Gerade in sozialen Einrichtungen mit mehreren Standorten, Verantwortlichen oder Kostenstellen schafft das mehr Übersicht und verlässliche Abläufe. Als Dokumentenmanagement-Software für Rechnungs- und Freigabeprozesse hilft artner Invoice sozialen Trägern dabei, Dokumente strukturiert zu erfassen und digitale Finanzprozesse effizienter zu gestalten.
Zuständigkeiten klar zuordnen
Rechnungen lassen sich den richtigen Zuständigkeiten, Einrichtungen oder Kostenstellen zuordnen. Das reduziert Abstimmungsaufwand und beschleunigt die Bearbeitung.
Freigaben digital steuern
Freigaben erfolgen in klar definierten Schritten und bleiben digital nachvollziehbar. So gelangen Rechnungen zuverlässig an die richtigen Personen.
Status jederzeit nachvollziehen
Buchhaltung und Verantwortliche sehen auf einen Blick, wosich eine Rechnung befindet und welche Freigabe noch aussteht.
Fristen sicher im Blick behalten
Durch strukturierte Abläufe reduzieren sich Liegezeiten und Zahlungsziele werden besser eingehalten. Das hilft, unnötige Verzögerungen und zusätzliche Kosten zu vermeiden.
Viele Standardlösungen bilden die Anforderungen sozialer Träger nur unzureichend ab.
artner Invoice ist deshalb speziell auf dezentrale Strukturen und mehrstufige Freigaben ausgelegt.
Passend für dezentrale Organisationen
Speziell geeignet für Träger mit mehreren Einrichtungen, Standorten oder Mandanten. Zuständigkeiten lassen sich klar strukturieren und standortübergreifend steuern.
Workflows für die Sozialwirtschaft
Freigabeprozesse können an typische Strukturen sozialer Einrichtungen angepasst werden – mit nachvollziehbaren Abläufen und weniger Abstimmungsaufwand.
Prozess statt Software
Im Mittelpunkt steht nicht nur die Digitalisierung einzelner Schritte, sondern ein transparenter Rechnungsprozess für Verwaltung und Fachbereiche.
Schlanke Einführung
Die Einführung erfolgt strukturiert und mit überschaubarem Aufwand. So lassen sich digitale Rechnungsprozesse auch im laufenden Betrieb pragmatisch umsetzen.
Viele Organisationen aus der Sozialwirtschaft setzen bereits auf artner Invoice, um ihre Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten.
Christiane Würth
Controlling, Stiftung Sankt Johannes
Doreen Komske
Leiterin Rechnungswesen, Lebenshilfe Lüneburg-Harburg
Hans-Peter Tomek
Leiter Finanzverwaltung und IT, St. Josefs-Stift
Die E-Rechnung erhöht den Handlungsdruck in der Verwaltung sozialer Einrichtungen. Gleichzeitig ist sie ein guter Anlass, gewachsene Rechnungsprozesse zu vereinfachen und digital sauber aufzustellen. Wer E-Rechnung, Rechnungsmanagement und Dokumentenmanagement sinnvoll zusammendenkt, schafft mehr Transparenz und weniger manuellen Aufwand im Alltag.
Mehr zur E-Rechnung erfahrenOb mehrere Einrichtungen, komplexe Freigaben oder hoher Abstimmungsaufwand:
In einem ersten Gespräch schauen wir gemeinsam, wo Ihre größten Potenziale liegen und wie ein realistischer Einstieg aussehen kann.
Ja. Gerade bei mehreren Einrichtungen, Standorten oder Verantwortlichkeiten hilft ein klar strukturierter Freigabeprozess dabei, Zuständigkeiten transparent zu steuern und Rechnungen standortübergreifend nachzuvollziehen.
Die Einführung erfolgt strukturiert und mit überschaubarem Aufwand. Ziel ist ein pragmatischer Einstieg, der auch im laufenden Betrieb gut umsetzbar bleibt.
Ja. Rechnungen lassen sich klar Kostenstellen, Projekten oder Verantwortlichen zuordnen, sodass Zuständigkeiten im Freigabeprozess nachvollziehbar bleiben.
Ja. Der Freigabeprozess kann so gestaltet werden, dass mehrere Verantwortliche oder Prüfschritte berücksichtigt werden.
Die Einführung der E-Rechnung erhöht den Bedarf an klarstrukturierten Rechnungsprozessen. Digitale Freigaben helfen dabei, eingehende Rechnungen effizient zu prüfen und transparent zu bearbeiten.
