Wie artner Invoice in 3–4 Tagen eingerichtet und anschließend vier Wochen mit vollem Funktionsumfang getestet wird Ein digitales Rechnungsmanagement lässt sich zügig einführen, wenn Projektumfang, Verantwortlichkeiten und Entscheidungspunkte feststehen. Ein klarer Zeitplan verbindet die technische Einrichtung mit einer kontrollierten Testphase und einem schrittweisen Rollout.
Ein Projekttermin beantwortet lediglich die Frage, wann eine neue Lösung bereitstehen soll. Ein belastbarer Einführungsplan legt zusätzlich fest, was bis dahin erledigt sein muss, wer Entscheidungen trifft und anhand welcher Kriterien die nächste Projektphase beginnt.
Dabei sind zwei Zeiträume zu unterscheiden: die technische Einrichtung der Software und die organisatorische Einführung im Unternehmen. Eine Lösung kann innerhalb weniger Tage eingerichtet sein. Die Testphase, interne Abstimmungen und die Ausweitung auf weitere Bereiche benötigen zusätzliche Zeit.
Der Zeitrahmen von 30 bis 90 Tagen beschreibt deshalb den gesamten Weg vom Projektstart bis zum schrittweisen Rollout. Wie lange die Einführung tatsächlich dauert, hängt unter anderem von der Zahl der Standorte, den beteiligten Rollen, den erforderlichen Integrationen und dem geplanten Umfang ab.
Zu Beginn muss eindeutig feststehen, welcher Bereich mit dem digitalen Rechnungsmanagement startet. Ein zu großer Projektumfang erschwert die Steuerung. Ein sehr kleiner oder untypischer Einsatzbereich liefert dagegen nur begrenzt übertragbare Erkenntnisse.
Als Startbereich kommen beispielsweise eine Abteilung, ein Standort, eine Gesellschaft oder eine festgelegte Nutzergruppe infrage. Entscheidend ist, dass der ausgewählte Bereich einen repräsentativen Ausschnitt des späteren Einsatzes abbildet.
Für den Projektstart sollten vier Punkte schriftlich festgehalten werden:
Das Projektziel sollte festlegen, welche Vorgänge am Ende der Testphase vollständig digital bearbeitet werden können. Ein konkretes Ziel lautet beispielsweise: Alle definierten Standardfälle durchlaufen die Rechnungsmanagement-Software vom Eingang über Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Der Ablauf gilt als bereit für den Rollout, wenn die Rollen korrekt greifen, die vereinbarten Integrationen funktionieren und keine kritischen Hindernisse mehr bestehen.
Ein kompakter Projektplan benötigt keine große Projektorganisation. Er braucht jedoch klare Verantwortlichkeiten. Für jede Aufgabe muss feststehen, wer sie übernimmt und wer bei offenen Fragen entscheidet.
Typische Projektrollen sind:
Neben den Rollen werden die wichtigsten Termine festgelegt. Dazu gehören der Workshop, die technische Einrichtung, die Schulung, der Beginn und das Ende der Testphase sowie der Termin für die Rollout-Entscheidung.
Eine detaillierte Terminplanung für sämtliche Standorte ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht erforderlich. Zunächst reicht eine grobe Reihenfolge für die spätere Ausweitung. Die verbindlichen Rollout-Termine werden auf Grundlage der Testergebnisse festgelegt.
In dieser Phase wird die Software für den ausgewählten Einsatz vorbereitet. Dazu gehören die technische Einrichtung, vereinbarte Integrationen, Rollen, Zugänge und die Schulung der Teilnehmer.
Bei artner Invoice dauert die Einrichtung drei bis vier Tage. In diesem Zeitraum sind Workshop, Integrationen und Schulung enthalten. Anschließend steht die Lösung für die Testphase bereit.
Die Schulung sollte sich auf die Aufgaben konzentrieren, die während des Tests ausgeführt werden. Mitarbeiter, die Rechnungen prüfen, benötigen andere Inhalte als Freigabeverantwortliche oder Administratoren. Ein klarer Aufgabenbezug erleichtert den direkten Einstieg.
Die Testphase sollte direkt an die Schulung anschließen, damit die Teilnehmer das Gelernte ohne längere Unterbrechung im eingerichteten System umsetzen können.
Eine Testphase zeigt, ob die digitale Rechnungsbearbeitung unter realistischen Bedingungen funktioniert. Sie sollte deshalb nicht auf einzelne Softwarefunktionen beschränkt werden. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Rollen, Bearbeitungsschritten, Integrationen und internen Entscheidungen.
Mit artner Invoice können Unternehmen und Organisationen die Lösung vier Wochen mit vollem Funktionsumfang testen. Zu Beginn muss festgelegt werden, wie Rückmeldungen erfasst und bewertet werden. Dafür reicht eine übersichtliche Liste, in der jeder Punkt einem Verantwortlichen und einer Kategorie zugeordnet wird:
Regelmäßige kurze Abstimmungen helfen, Hindernisse früh zu erkennen. Der laufende Test sollte jedoch nicht nach jedem individuellen Wunsch verändert werden. Sonst fehlt am Ende eine stabile Grundlage für die Bewertung.
Am Ende der Testphase steht eine klare Entscheidung: Kann der getestete Ablauf ausgerollt werden oder sind zunächst noch Anpassungen erforderlich?
Für diese Entscheidung müssen nicht sämtliche Wünsche abgearbeitet sein. Ausschlaggebend ist, ob der vorgesehene Standardablauf zuverlässig funktioniert und auf weitere Bereiche übertragen werden kann.
Eine Rollout-Freigabe ist möglich, wenn:
Die Entscheidung und noch offene Aufgaben sollten dokumentiert werden. Dadurch ist für alle Beteiligten nachvollziehbar, welche Punkte vor der nächsten Etappe erledigt werden und welche Erweiterungen später folgen.
Nach einem erfolgreichen Test muss die Lösung nicht sofort im gesamten Unternehmen starten. Ein gestufter Rollout verteilt den Aufwand und ermöglicht es, die Erkenntnisse aus der Testphase gezielt zu nutzen.
Die Etappen können nach Standorten, Abteilungen, Gesellschaften oder Nutzergruppen gegliedert werden. Für jede Gruppe sollten vorab folgende Punkte feststehen:
Der erprobte Standard bildet die Grundlage für jede weitere Etappe. Abweichungen sollten nur eingerichtet werden, wenn dafür ein fachlicher oder organisatorischer Grund besteht. Eine separate Variante für jede Abteilung erhöht später den Aufwand für Administration, Vertretung, Schulung und Support.
Der folgende Zeitplan dient als Orientierung. Die konkrete Dauer richtet sich nach Projektumfang und Organisationsstruktur.
Ein kompakter Einsatzbereich kann bereits kurz nach der Testphase vollständig starten. Bei mehreren Standorten, Gesellschaften oder Nutzergruppen ist ein längerer Rollout-Zeitraum realistischer.
Nicht jede Verzögerung entsteht durch die Software. Oft fehlen intern verfügbare Projektzeiten oder benötigte Informationen. Auch zusätzliche Anforderungen während der laufenden Testphase verändern den ursprünglichen Umfang.
Zu den typischen Zeitfaktoren gehören:
Solche Punkte sollten nicht unkontrolliert in den laufenden Projektumfang aufgenommen werden. Der Projektleiter bewertet, ob sie vor dem Rollout erforderlich sind oder einer späteren Ausbaustufe zugeordnet werden können.
artner Invoice bildet die vorgesehenen Bearbeitungs- und Freigabeschritte in einem digitalen Rechnungsworkflow ab. Vertretungs- und Eskalationsregeln sorgen dafür, dass Vorgänge auch bei Abwesenheiten oder Verzögerungen weiterbearbeitet werden. Nach der Testphase kann der erprobte Standard schrittweise auf weitere Bereiche übertragen werden. Das schafft eine belastbare technische Grundlage, während das Tempo des Rollouts von der Größe, Struktur und internen Planung des Unternehmens abhängt.
Ein klar definierter Startbereich, verbindliche Entscheidungskriterien und ein gestufter Rollout machen die Einführung planbar. Mit artner Invoice steht die technische Grundlage innerhalb weniger Tage bereit. Die Testphase liefert im Anschluss die Erfahrungen für die weitere Ausweitung.
Sie möchten prüfen, wie sich dieser Einführungsplan auf Ihr Unternehmen übertragen lässt? Vereinbaren Sie einen Workshop und bereiten Sie den Start mit artner Invoice konkret vor.
Dafür gibt es keine allgemeingültige Anzahl. Im Test sollten jedoch alle Rollen vertreten sein, die für den vorgesehenen Ablauf benötigt werden. Dazu gehören Mitarbeiter aus Buchhaltung, Verwaltung, Fachabteilungen und IT sowie Freigabeverantwortliche. Gleichzeitig sollte die Gruppe klein genug bleiben, um Rückmeldungen zügig auszuwerten.
Die Testfälle sollten den späteren Einsatz möglichst realistisch abbilden. Ob dabei bereits produktive Rechnungen oder vorbereitete Beispieldaten verwendet werden, hängt von der vereinbarten Testumgebung und den eingerichteten Integrationen ab. Entscheidend ist, dass typische Vorgänge vollständig geprüft werden können.
Bei einem klar abgegrenzten Einsatzbereich erfolgt der Start einschließlich Einrichtung und vierwöchiger Testphase innerhalb dieses Rahmens. Für die Ausweitung auf mehrere Bereiche oder Standorte ist abhängig vom Umfang mehr Zeit einzuplanen.
