Effizientes Rechnungsmanagement entsteht nicht allein durch neue Software. Damit digitale Abläufe im Alltag tragen, müssen Mitarbeiter ihre Aufgaben verstehen, Veränderungen nachvollziehen können und während der Einführung verlässlich unterstützt werden.
Die Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements findet nicht losgelöst vom Tagesgeschäft statt. Mitarbeiter müssen ihre laufenden Aufgaben erledigen und sich gleichzeitig mit einer neuen Arbeitsweise vertraut machen. Wird die Veränderung nur technisch angekündigt, bleiben schnell Fragen offen: Welche Aufgaben kommen hinzu? Was fällt künftig weg? Wer entscheidet bei Unklarheiten? Und wie viel Zeit steht für die Einarbeitung zur Verfügung?
Solche Unsicherheiten sind nicht automatisch eine Ablehnung der Digitalisierung. Sie zeigen vielmehr, dass Orientierung fehlt. Deshalb sollte die Einführung nicht ausschließlich über Funktionen und Termine kommuniziert werden. Mitarbeiter benötigen ein verständliches Bild davon, wie ihr eigener Arbeitsalltag künftig aussieht.
Welche strukturellen und fachlichen Anforderungen soziale Träger im Rechnungsmanagement bewältigen müssen, erläutert der Beitrag „Rechnungsmanagement in sozialen Einrichtungen digitalisieren: die größten Herausforderungen“.
Allgemeine Aussagen wie „Wir digitalisieren unsere Rechnungsverarbeitung“ helfen Mitarbeitern nur begrenzt weiter. Sie erklären weder den persönlichen Nutzen noch die konkreten Auswirkungen auf die tägliche Arbeit.
Aussagekräftiger sind Antworten auf Fragen wie:
Die Kommunikation sollte sich an den jeweiligen Rollen orientieren. Für einen Fachprüfer ist wichtig, wie er eine Rechnung aufruft, bearbeitet und weitergibt. Die Buchhaltung benötigt dagegen Informationen darüber, wie Vorgänge kontrolliert und abgeschlossen werden. Führungskräfte müssen wissen, welche Freigaben sie übernehmen und wie sie bei Abwesenheit vertreten werden.
Je konkreter diese Veränderungen beschrieben werden, desto leichter können Mitarbeiter einschätzen, was von ihnen erwartet wird.
Die Einführung sollte nicht ausschließlich von Leitung, Buchhaltung und IT gestaltet werden. Speziell Mitarbeiter, die Rechnungen im Alltag prüfen oder freigeben, verfügen über relevantes Wissen. Sie kennen wiederkehrende Rückfragen, typische Ausnahmen und Situationen, in denen bisherige Abläufe ins Stocken geraten.
Dafür muss nicht jede Person an sämtlichen Abstimmungen teilnehmen. Eine kleine Gruppe aus unterschiedlichen Anwendungsbereichen kann Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag bündeln. Entscheidend ist, dass diese Beteiligung früh erfolgt und nicht erst, wenn der neue Ablauf bereits vollständig festgelegt wurde.
Die Beteiligten sollten zugleich wissen, worüber sie mitentscheiden dürfen. Während Erfahrungen aus dem Tagesgeschäft wertvolle Hinweise liefern, müssen fachliche und organisatorische Entscheidungen weiterhin eindeutig verantwortet werden. So entsteht Beteiligung, ohne das Projekt durch langwierige Abstimmungen zu belasten.
Ein digitaler Workflow führt Rechnungen durch festgelegte Bearbeitungsschritte. Für Mitarbeiter muss dabei erkennbar sein, welche Aufgabe sie übernehmen und wann ihre Verantwortung endet.
Eine Rolle sollte daher nicht nur über eine Funktionsbezeichnung beschrieben werden. Verständlicher ist eine kurze Erläuterung der konkreten Tätigkeit:
Diese Klarheit verhindert, dass Mitarbeiter Entscheidungen treffen müssen, für die ihnen Informationen oder Befugnisse fehlen. Gleichzeitig erleichtert sie Vertretungen, weil Aufgaben nicht ausschließlich an einzelne Personen gebunden bleiben.
Eine umfassende Vorstellung aller verfügbaren Funktionen überfordert viele Nutzergruppen. Mitarbeiter benötigen in erster Linie das Wissen, das sie für ihre eigene Aufgabe brauchen.
Rollenbezogene Schulungen setzen deshalb bei vertrauten Arbeitssituationen an. Fachliche Prüfer können beispielsweise üben, eine Rechnung aufzurufen, Angaben zu kontrollieren, Rückfragen zu stellen und den Vorgang weiterzugeben. Freigabeverantwortliche konzentrieren sich auf ihre Entscheidungsschritte und die Nutzung von Vertretungsregelungen.
Kurze Einheiten lassen sich leichter in den Arbeitsalltag integrieren als umfangreiche Schulungstage. Sie sollten zeitnah vor der ersten Anwendung stattfinden, damit das Gelernte direkt eingesetzt werden kann. Kompakte Anleitungen mit wenigen, klar beschriebenen Schritten unterstützen anschließend bei Aufgaben, die nicht täglich vorkommen.
Auch Mitarbeiter mit wenigen Rechnungsfreigaben dürfen bei der Schulungsplanung nicht übersehen werden. Gerade bei gelegentlicher Nutzung helfen verständliche Kurzanleitungen und ein schnell erreichbarer Ansprechpartner.
Nicht jede kritische Rückmeldung bezieht sich auf die Software. Hinter Vorbehalten stehen meist Zeitdruck, unklare Zuständigkeiten oder negative Erfahrungen mit früheren Veränderungsprojekten. Auch die Sorge, Fehler zu machen oder mit Fragen allein zu bleiben, beeinträchtigt die Akzeptanz.
Bevor zusätzliche Schulungen angesetzt werden, sollte daher geklärt werden, worauf die Unsicherheit beruht. Je nach Ursache braucht es eine andere Reaktion:
In den ersten Wochen entstehen viele kurze Fragen: Wo finde ich eine Rechnung? Wie leite ich eine Rückfrage weiter? Wer übernimmt die Freigabe bei Abwesenheit? Wenn für jede Kleinigkeit der technische Support kontaktiert werden muss, verlängert das die Bearbeitung und erhöht die Hemmschwelle.
Key User können hier eine wichtige Vermittlungsrolle übernehmen. Sie kennen den neuen Ablauf, beantworten einfache Anwendungsfragen und bündeln Rückmeldungen aus ihrem Bereich. Dabei übernehmen sie weder die Projektleitung noch den technischen Support.
Damit diese Rolle funktioniert, benötigen Key User:
Die Ansprechpartner sollten den Mitarbeitern vor dem Start bekannt sein. So entsteht von Beginn an Klarheit darüber, an wen sie sich bei welchem Anliegen wenden können.
Ob die Einführung gelingt, zeigt sich nicht allein daran, dass das System technisch verfügbar ist. Entscheidend ist, ob Mitarbeiter ihre Aufgaben im neuen Ablauf zuverlässig erledigen können.
Hinweise auf weiteren Unterstützungsbedarf liefern unter anderem:
Solche Beobachtungen helfen dabei, gezielt nachzusteuern. Je nach Ursache kann eine ergänzende Anleitung, eine kurze Schulung oder eine organisatorische Klärung erforderlich sein. Der neue Ablauf muss nicht sofort in jeder Einzelheit beherrscht werden. Er sollte jedoch so verständlich sein, dass die Beteiligten zunehmend selbstständig damit arbeiten können.
Mit artner Invoice erhalten Mitarbeiter die Rechnungen, für deren Prüfung oder Freigabe sie zuständig sind, automatisiert. Rollenbasierte Workflows führen die Belege durch die vorgesehenen Bearbeitungsschritte. Dadurch wird nachvollziehbar, welche Aufgabe als Nächstes ansteht und an wen der Vorgang anschließend weitergeleitet wird.
Vertretungs- und Eskalationsregeln unterstützen den Ablauf bei Urlaub, Krankheit oder ausstehenden Bearbeitungsschritten. Mitarbeiter, die nicht dauerhaft an einem Verwaltungsarbeitsplatz tätig sind, bearbeiten Rechnungen bei Bedarf über das Web oder mobil. Verwaltung und Buchhaltung behalten dabei zentral im Blick, welche Vorgänge noch offen sind.
Klare Rollen, gezielte Schulungen und erreichbare Ansprechpartner sorgen dafür, dass Mitarbeiter diese technischen Möglichkeiten sicher nutzen.
Wie artner Invoice eingerichtet, vier Wochen mit vollem Funktionsumfang getestet und anschließend schrittweise ausgerollt werden kann, erläutert der Beitrag „Digitales Rechnungsmanagement einführen: vom Projektstart zum Rollout“.
Effizientes Rechnungsmanagement entsteht, wenn technische Abläufe und organisatorische Begleitung ineinandergreifen. artner Invoice unterstützt Mitarbeiter mit nachvollziehbaren Bearbeitungswegen, während klare Rollen, gezielte Schulungen und erreichbare Ansprechpartner für Sicherheit im Arbeitsalltag sorgen.
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Ein zeitlich begrenzter Parallelbetrieb kann für einzelne Vorgänge erforderlich sein. Dauerhaft sollten jedoch keine zwei gleichwertigen Bearbeitungswege bestehen bleiben. Andernfalls entstehen Unsicherheiten darüber, welcher Ablauf verbindlich ist. Der Wechsel zum digitalen Prozess braucht daher einen klar kommunizierten Stichtag.
Die Einarbeitung sollte Bestandteil des regulären Onboardings sein. Dafür können rollenbezogene Kurzanleitungen, aufgezeichnete Schulungseinheiten und feste Ansprechpartner genutzt werden. Zugänge und Berechtigungen sollten vor dem ersten eigenen Vorgang eingerichtet und geprüft sein.
Rollen und Zugriffsrechte sollten kontrolliert werden, wenn Mitarbeiter den Aufgabenbereich wechseln, das Unternehmen verlassen oder neue Vertretungsregelungen gelten. Ergänzend empfiehlt sich eine regelmäßige interne Prüfung, damit Berechtigungen weiterhin den tatsächlichen Aufgaben entsprechen.
Anleitungen, Zuständigkeiten und Antworten auf wiederkehrende Fragen sollten zentral dokumentiert und bei Änderungen aktualisiert werden. Das reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und erleichtert Vertretungen sowie die Einarbeitung neuer Kollegen.
