Viele Unternehmen halten ihren Rechnungseingang für weitgehend automatisiert. In der Praxis bleiben jedoch oft manuelle Arbeitsschritte bestehen, etwa Rückfragen, Korrekturen, unklare Zuordnungen oder Freigaben außerhalb des vorgesehenen Workflows. Die Touchless Invoice Rate zeigt, wie viele Rechnungen tatsächlich ohne manuellen Eingriff durch den definierten Prozess laufen. So wird aus einer allgemeinen Einschätzung eine belastbare Kennzahl, mit der sich Schwachstellen erkennen und Verbesserungen gezielt steuern lassen.
Die Touchless Invoice Rate gibt an, wie viele Rechnungen ohne manuelle Bearbeitung durch den definierten Rechnungseingangsprozess laufen. Dazu gehören je nach Unternehmen zum Beispiel die Erfassung, Prüfung, Zuordnung, Freigabe und Übergabe an ERP oder Finanzbuchhaltung.
Kurz gesagt:
Die Touchless Invoice Rate zeigt, wie hoch der tatsächliche Automatisierungsgrad im Rechnungseingang ist.
Teilweise wird die Kennzahl auch als Straight-Through Processing Rate bezeichnet. Gemeint ist in beiden Fällen, dass Rechnungen möglichst ohne Rückfragen, Korrekturen oder manuelle Eingriffe verarbeitet werden.
Eine reguläre Freigabe ist nicht automatisch mit einem vermeidbaren manuellen Eingriff gleichzusetzen. In vielen Unternehmen ist sie bewusst Teil des internen Kontrollsystems.
Hilfreich ist daher die Unterscheidung zwischen:
Vollständig touchless:
Die Rechnung wird ohne menschliche Bearbeitung oder Entscheidung erfasst, geprüft, zugeordnet und weitergegeben.
Weitgehend automatisiert:
Die Rechnung wird automatisch verarbeitet, erfordert jedoch eine reguläre menschliche Freigabe.
Diese Trennung verhindert, dass unterschiedliche Prozessmodelle miteinander vermischt werden. Gleichzeitig wird sichtbar, an welchen Stellen tatsächlich vermeidbarer Aufwand entsteht.
Eine Rechnung ist nicht automatisch touchless, nur weil OCR (Optical Character Recognition) oder KI die Daten ausliest. Die Belegerkennung ist lediglich ein Teilschritt.
Aussagekräftig wird die Kennzahl erst, wenn der gesamte Prozess betrachtet wird:
Ob eine Rechnung als vollständig touchless oder weitgehend automatisiert gilt, richtet sich nach der zuvor festgelegten Messlogik.
Die Grundformel lautet:
Touchless Invoice Rate = Anzahl der Rechnungen ohne manuellen Touch ÷ Gesamtzahl der betrachteten Rechnungen × 100
Ein Beispiel:
In einem Monat werden 2000 Rechnungen verarbeitet. Davon durchlaufen 1300 Rechnungen den definierten Prozess ohne manuellen Eingriff.
1300 ÷ 2000 × 100 = 65 Prozent
Die Touchless Invoice Rate beträgt in diesem Zeitraum 65 Prozent.
Definieren Sie den betrachteten Zeitraum und den Belegumfang. Dazu können beispielsweise Eingangsrechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen, wiederkehrende Rechnungen oder Sonderfälle gehören.
Bestimmen Sie, welche Ereignisse als Touch zählen. Dabei sollte zwischen notwendigen Kontrollschritten und vermeidbaren Bearbeitungen unterschieden werden.
Jeder manuelle Eingriff sollte möglichst einer Ursache zugeordnet werden, etwa fehlenden Referenzen, unklaren Kostenstellen, Abweichungen, Stammdatenproblemen oder technischen Unterbrechungen.
Aussagekräftiger wird die Kennzahl, wenn sie nach Lieferant, Standort, Kostenstelle, Belegart, Prozessweg oder Ausnahmegrund ausgewertet wird.
Viele Unternehmen messen bereits Durchlaufzeiten oder offene Rechnungen. Diese Werte sind wichtig, erklären aber nicht vollständig, wodurch der Aufwand im Prozess entsteht.
Die Touchless Invoice Rate ergänzt diese Sicht. Sie zeigt nicht nur, wie schnell Rechnungen verarbeitet werden, sondern auch, wie stabil und standardisiert der Prozess läuft.
Das bringt drei zentrale Vorteile:
Nicht jede manuelle Prüfung ist vermeidbar oder unerwünscht. Ungewöhnliche Rechnungen, hohe Beträge oder rechtlich relevante Sonderfälle können bewusst eine menschliche Kontrolle erfordern.
Das Ziel ist deshalb nicht zwangsläufig eine Quote von 100 Prozent, sondern ein risikogerechter und effizienter Prozess:
Eine steigende Touchless Invoice Rate ist vor allem dann positiv, wenn gleichzeitig Qualität, Transparenz und interne Kontrollanforderungen erhalten bleiben.
Manuelle Eingriffe entstehen selten zufällig. Oft lassen sie sich auf einige wiederkehrende Ursachen zurückführen:
Stufe 1: Messen und klassifizieren
Legen Sie fest, was als manueller Touch gilt, und erfassen Sie die wichtigsten Ursachen.
Stufe 2: Standardfälle stabilisieren
Konzentrieren Sie sich auf wiederkehrende Vorgänge mit hohem Volumen, etwa bekannte Lieferanten, feste Kostenstellen oder klare Bestellprozesse.
Stufe 3: Ausnahmen gezielt steuern
Ausnahmen sollten nicht jedes Mal neu organisiert werden, sondern über klare Ursachen, Rollen, Entscheidungslogiken und Eskalationswege laufen.
Stufe 4: Entwicklung regelmäßig auswerten
Beobachten Sie die Kennzahl über mehrere Zeiträume und prüfen Sie, welche Maßnahmen tatsächlich Wirkung zeigen.
Die Touchless Invoice Rate sollte nicht isoliert betrachtet werden. Erst in Kombination mit weiteren KPIs ergibt sich ein realistisches Bild der Prozessqualität im Rechnungseingang.
Sinnvolle ergänzende Kennzahlen sind:
Erst die Kombination mehrerer Kennzahlen zeigt, ob der Rechnungseingang nicht nur automatisiert, sondern auch zuverlässig und effizient funktioniert.
Unternehmen, die ihre Touchless Invoice Rate verbessern möchten, brauchen vor allem transparente Prozesse, klare Workflows und eine saubere Steuerung von Standardfällen und Ausnahmen.
artner Invoice bildet den Rechnungseingang digital von der Erkennung über die automatisierte Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung ab. So lassen sich Standardfälle stabil führen und Abweichungen gezielt bearbeiten.
Die Lösung unterstützt insbesondere durch:
Damit schafft artner Invoice eine transparente Prozessgrundlage, auf der Unternehmen manuelle Eingriffe erkennen, wiederkehrende Ursachen analysieren und ihre Automatisierungsquote langfristig verbessern können.
Mit der Excel-Vorlage erfassen Sie Rechnungen mit und ohne manuellen Touch, ordnen Eingriffe ihren Ursachen zu und berechnen die Touchless Invoice Rate automatisch.
So erhalten Sie eine belastbare Grundlage für die Analyse Ihres Rechnungseingangs und können Entwicklungen über mehrere Zeiträume vergleichen.
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Die Touchless Invoice Rate ist eine Kennzahl für den Rechnungseingang. Sie misst den Anteil der Rechnungen, die ohne manuellen Eingriff durch den definierten Verarbeitungsprozess laufen.
Eine allgemeingültige Zielquote gibt es nicht. Sie hängt unter anderem vom Rechnungsvolumen, der Lieferantenstruktur, dem Automatisierungsgrad und den internen Kontrollanforderungen ab. Wichtiger als ein fixer Zielwert ist die Entwicklung über mehrere Zeiträume.
Das hängt von der festgelegten Messlogik ab. Oft wird zwischen vollständig touchless verarbeiteten Rechnungen und weitgehend automatisierten Vorgängen mit regulärer menschlicher Freigabe unterschieden.
Nein. OCR oder KI-gestützte Belegerkennung liest Rechnungsdaten aus, bildet aber nur einen Teil des Prozesses ab. Als touchless gilt eine Rechnung erst, wenn sie auch die weiteren definierten Schritte ohne manuellen Eingriff durchläuft.
Typisch sind Rückfragen, Korrekturen, manuelle Zuordnungen, Freigabe-Eskalationen und Klärungen von Abweichungen. Entscheidend ist eine einheitliche Definition innerhalb des Unternehmens.
Für den Einstieg eignet sich eine monatliche Auswertung. Bei hohem Rechnungsvolumen kann zusätzlich nach Lieferant, Standort, Kostenstelle oder Belegart differenziert werden.
Die Kennzahl verbessert sich vor allem dann, wenn Standardfälle sauber automatisiert, Ausnahmen klar geregelt und wiederkehrende Ursachen für manuelle Bearbeitung systematisch reduziert werden.
Theoretisch ist das für klar definierte Standardfälle möglich. Über den gesamten Rechnungseingang hinweg ist eine Quote von 100 Prozent jedoch selten sinnvoll, da Abweichungen und risikorelevante Vorgänge weiterhin kontrolliert werden müssen.
