2027 rückt die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht näher. Warum jetzt nicht nur der Empfang, sondern der gesamte Rechnungsprozess in den Fokus gehört.
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Mit 2027 rückt nun die nächste Stufe in den Fokus: Für einen wachsenden Teil der Unternehmen wird auch die Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtend. Damit dürfte der Anteil strukturierter Rechnungen im Geschäftsverkehr weiter steigen.
Für Unternehmen stellt sich deshalb zunehmend eine andere Frage:
Was passiert mit einer E-Rechnung, nachdem sie eingegangen ist?
Denn auch eine digital und strukturiert vorliegende Rechnung kann anschließend einen weitgehend manuellen Prozess durchlaufen. Sie muss geprüft, freigegeben, kontiert, gebucht und bezahlt werden. Sind diese Schritte nicht miteinander verbunden, bleibt trotz E-Rechnung ein erheblicher administrativer Aufwand bestehen.
Die E-Rechnung ist deshalb nicht nur ein Format- oder Compliance-Thema. Ihre strukturierten Daten schaffen die Grundlage dafür, Rechnungsprozesse durchgängiger zu gestalten und wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren.
2027 wird damit nicht nur zum E-Rechnungs-, sondern zunehmend zum Prozessthema.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten dagegen Übergangsregelungen.
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller weiterhin sonstige Rechnungen verwenden – beispielsweise Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, Rechnungen als PDF. Ab dem 1. Januar 2027 endet diese allgemeine Übergangsfrist.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann für betroffene Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt die Übergangsregelung noch bis Ende 2027.
2027 ist damit ein wichtiger Zwischenschritt auf dem Weg zur E-Rechnung als Standard im inländischen B2B-Geschäft. Wer die gesetzlichen Grundlagen und Übergangsregelungen noch einmal im Detail nachlesen möchte, findet diese in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht und den wichtigsten Vorbereitungen für Unternehmen.
Für den Rechnungseingang bedeutet die Entwicklung vor allem eines: Je mehr Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, desto häufiger stehen strukturierte Rechnungsdaten für die weitere Verarbeitung zur Verfügung. Damit wächst das Potenzial, diese Daten nicht nur zu empfangen, sondern direkt für nachfolgende Prozesse zu nutzen.
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinformationen strukturiert und maschinenlesbar bereit. Das allein macht den Rechnungsprozess jedoch noch nicht effizient.
Nach dem Eingang beginnen die eigentlichen Arbeitsschritte: Die Rechnung muss zugeordnet und geprüft werden. Zuständige Personen müssen sie freigeben, Kontierungsinformationen werden ergänzt und Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung übergeben. Anschließend folgen Zahlung und Archivierung.
Werden Rechnungen zwischen diesen Stationen manuell weitergeleitet, Informationen mehrfach erfasst oder Bearbeitungsstände über verschiedene Systeme hinweg verfolgt, bleiben typische Medienbrüche bestehen.
Digitaler Rechnungseingang bedeutet deshalb noch keinen durchgängig digitalen Rechnungsprozess.
Ein durchgängiger Rechnungsprozess verbindet die einzelnen Stationen der Rechnungsverarbeitung möglichst ohne manuelle Übergaben:
Eingang → Prüfung → Freigabe → Kontierung → Buchung → Zahlung → Archivierung
Strukturierte Daten aus E-Rechnungen können dabei direkt übernommen und für nachfolgende Arbeitsschritte bereitgestellt werden. Rechnungen lassen sich anhand definierter Kriterien zuordnen, Prüf- und Freigabeprozesse steuern und Buchungsinformationen an die Finanzbuchhaltung übergeben.
Besonders interessant wird die Automatisierung bei wiederkehrenden Vorgängen. Sind beispielsweise Kontierung, Zuständigkeiten oder Freigabewege für bestimmte Rechnungen bekannt, müssen sie nicht bei jedem Vorgang erneut manuell festgelegt werden.
Dabei geht es nicht darum, vom ersten Tag an jeden Sonderfall vollständig zu automatisieren. Ein großer Teil der Entlastung entsteht bereits dann, wenn häufige Standardfälle zuverlässig verarbeitet werden und Mitarbeitende nur dort eingreifen müssen, wo tatsächlich eine Prüfung oder Entscheidung erforderlich ist.
Genau hier setzt digitales Rechnungsmanagement an. Mit artner Invoice werden eingehende Rechnungen zentral verarbeitet und durch definierte Prüf- und Freigabeprozesse geführt. Wiederkehrende Buchungen können automatisiert vorbereitet werden; bei geeigneten Warenrechnungen ist auch eine Dunkelbuchung ohne manuellen Eingriff möglich. Nach der Freigabe lassen sich Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung übergeben und Zahlungen über einen Zahlungsvorschlag vorbereiten.
So entsteht Automatisierung nicht als zusätzlicher Einzelschritt, sondern entlang des bestehenden Rechnungsprozesses.
Ein durchgängiger E-Rechnungsprozess erfordert nicht zwangsläufig den Austausch bestehender Finanz- oder ERP-Systeme. In vielen Unternehmen sind diese Systeme seit Jahren etabliert und bilden zentrale kaufmännische Prozesse ab.
Entscheidend ist deshalb die Verbindung zwischen Rechnungsmanagement und bestehender Systemlandschaft. Eine spezialisierte Lösung kann den Prozess vom Rechnungseingang über Prüfung und Freigabe bis zur Buchungsvorbereitung abbilden. Anschließend werden die relevanten Daten über Schnittstellen an die vorhandene Finanzbuchhaltung oder das ERP-System übergeben.
So lässt sich artner Invoice beispielsweise mit DATEV, Diamant/3, Sage 100, Microsoft Dynamics 365 Business Central und weiteren Finanz- und ERP-Systemen verbinden. Einen Überblick bietet unsere Seite zu den Integrationen von artner.
Unternehmen können dadurch gezielt dort automatisieren, wo heute noch manuelle Übergaben entstehen, ohne ihre bestehende Systemlandschaft grundsätzlich ersetzen zu müssen.
Die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht bietet einen guten Anlass, nicht nur die technische Empfangs- und Versandfähigkeit zu betrachten. Ebenso wichtig ist die Frage, wie gut der anschließende Rechnungsprozess bereits auf strukturierte Daten vorbereitet ist.
Dabei helfen fünf konkrete Fragen:
Damit verschiebt sich der Blick von der reinen Pflichterfüllung hin zur eigentlichen Prozessqualität: Nicht nur „Sind wir bereit für die E-Rechnung?“, sondern „Sind unsere Rechnungsprozesse bereit für mehr E-Rechnungen?“
2027 erreicht die E-Rechnungspflicht die nächste Stufe. Gleichzeitig nimmt die Zahl strukturierter Rechnungen zu, deren Daten sich direkt elektronisch weiterverarbeiten lassen.
Darin liegt die eigentliche Chance. Wer E-Rechnungen lediglich empfangen und anzeigen kann, nutzt nur einen Teil ihres Potenzials. Werden die Daten dagegen mit Prüfung, Freigabe, Buchhaltung und Zahlung verbunden, kann aus der gesetzlichen Anforderung ein effizienterer Rechnungsprozess entstehen.
Die Pflicht schafft den Anlass. Der größere Nutzen entsteht durch die Weiterverarbeitung und Automatisierung.
Ab dem 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist für die Ausstellung sonstiger Rechnungen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für Rechnungsaussteller bis zu dieser Umsatzgrenze gilt noch eine Übergangsregelung bis Ende 2027.
Die Regelungen betreffen grundsätzlich steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, soweit keine Ausnahme greift. Für die Übergangsregelung im Jahr 2027 ist insbesondere der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers relevant.
Strukturierte Rechnungsdaten können direkt für nachfolgende Prozesse genutzt werden. Dazu gehören beispielsweise Zuordnung und Prüfung, Freigabeworkflows, Kontierung, die Übergabe von Buchungsinformationen an die Finanzbuchhaltung und die Vorbereitung der Zahlung. Besonders gut eignen sich wiederkehrende Standardfälle für eine stärkere Automatisierung.
Nein. Rechnungsmanagement-Lösungen können über Schnittstellen mit bestehenden Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systemen verbunden werden. Dadurch lässt sich die Rechnungsverarbeitung digitalisieren und automatisieren, ohne die vorhandene Systemlandschaft grundsätzlich auszutauschen.
Ihre Vorteile:
Vom digitalen Rechnungseingang zum durchgängigen Prozess: Lernen Sie artner Invoice in einer unverbindlichen Kurzdemo kennen.
