Nicht jeder technische Fehler macht eine E-Rechnung ungültig. Und nicht jede Rechnungsinformation muss im strukturierten Datensatz stehen. Das aktuelle BMF-Schreiben bringt wichtige Klarstellungen für die Praxis – und zeigt, worauf es bei der Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen ankommt.
Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 konkretisiert das Bundesfinanzministerium die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung. Ergänzend zu den bisherigen Regelungen aus den Jahren 2024 und 2025 werden weitere Fragen aus der praktischen Umsetzung geklärt. Im Mittelpunkt stehen unter anderem die erforderlichen Angaben im strukturierten Rechnungsdatensatz, der Umgang mit ergänzenden Anhängen, Rechnungsberichtigungen sowie die umsatzsteuerliche Bewertung technischer Geschäftsregelfehler.
Für Unternehmen schaffen diese Klarstellungen mehr Orientierung bei der Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Gleichzeitig verdeutlichen sie, wie wichtig vollständige, nachvollziehbare und elektronisch verarbeitbare Rechnungsdaten für einen reibungslosen Rechnungseingangsprozess sind.
Eine E-Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG enthalten. Dazu zählen unter anderem Angaben zum Rechnungsaussteller und -empfänger, die Rechnungsnummer, der Leistungszeitpunkt, die Leistungsbeschreibung sowie die relevanten Entgelte und Steuerinformationen.
Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 werden insbesondere die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung konkretisiert. Die Angaben im strukturierten Datensatz müssen ausreichen, um die abgerechnete Leistung eindeutig zu identifizieren und ihre steuerliche Behandlung nachvollziehen zu können.
Dafür müssen insbesondere Art, Umfang und Inhalt der Leistung sowie gegebenenfalls der Leistungsort ausreichend beschrieben sein. Eine vollständige Auflistung sämtlicher Einzelheiten ist hingegen nicht erforderlich. Ergänzende Informationen, beispielsweise detaillierte Stundennachweise, können weiterhin in einem eingebetteten Anhang bereitgestellt werden.
Für die Praxis bedeutet das: Unternehmen sollten darauf achten, dass die steuerlich relevanten Informationen bereits im strukturierten Rechnungsdatensatz enthalten sind. Ein beigefügtes PDF kann ergänzende Details liefern, ersetzt jedoch grundsätzlich keine erforderlichen Angaben im strukturierten Teil der E-Rechnung.
Auch bei elektronischen Rechnungen können ergänzende Dokumente erforderlich sein, beispielsweise detaillierte Leistungsnachweise, Stundennachweise oder zusätzliche Aufstellungen.
Grundsätzlich gilt: Die für die steuerliche Beurteilung notwendigen Rechnungsangaben müssen im strukturierten Datensatz enthalten sein. Weiterführende Informationen, die für diese Prüfung nicht erforderlich sind, können in einem eingebetteten Anhang bereitgestellt werden.
Besondere Erleichterungen gelten für Endrechnungen, in denen bereits vereinnahmte Anzahlungen berücksichtigt werden müssen. Das BMF lässt hierfür bis zum 30. Juni 2030 zwei vereinfachte Verfahren zu: Die bereits vereinnahmten Teilentgelte können im strukturierten Datensatz als Gesamtsumme ausgewiesen werden, während die erforderlichen Einzelheiten im Freitextfeld ergänzt werden. Alternativ können die entsprechenden Angaben in einem eingebetteten Anhang enthalten sein, auf den im strukturierten Rechnungsteil ausdrücklich verwiesen wird.
Für Unternehmen bedeutet das: Ergänzende Dokumente sollten eindeutig der jeweiligen E-Rechnung zugeordnet und gemeinsam mit ihr verarbeitet werden. So bleiben auch umfangreiche Leistungsnachweise oder Angaben zu bereits geleisteten Anzahlungen im weiteren Rechnungsprozess nachvollziehbar.
Auch bei elektronischen Rechnungen können nachträgliche Berichtigungen erforderlich sein, beispielsweise aufgrund fehlerhafter Beträge, unzutreffender Leistungsangaben oder fehlender Pflichtinformationen.
Besteht eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, muss grundsätzlich auch die Rechnungsberichtigung in einem entsprechenden strukturierten elektronischen Format erfolgen. Dabei sind die gesetzlichen Übergangsregelungen zu berücksichtigen.
Das BMF stellt nun klar, dass für bestimmte Berichtigungsverfahren bislang noch keine einheitlichen technischen Vorgaben bestehen. Es akzeptiert derzeit unterschiedliche, in der Praxis geeignete Berichtigungsverfahren, sofern die maßgeblichen Rechnungsangaben aus der ursprünglichen Rechnung und den Berichtigungen eindeutig hervorgehen.
Für Unternehmen bedeutet das: Rechnungsberichtigungen müssen im gesamten Rechnungsprozess nachvollziehbar bleiben. Ursprüngliche Rechnungen und zugehörige Korrekturen sollten eindeutig miteinander verknüpft werden, damit die sachliche Prüfung, Freigabe und anschließende Buchung auf einer verlässlichen Datengrundlage erfolgen können.
Die technische Validierung ist ein wichtiger Bestandteil der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Sie überprüft, ob eine E-Rechnung die vorgegebenen technischen Anforderungen und Geschäftsregeln erfüllt. Allerdings bedeutet nicht jede Fehlermeldung automatisch, dass eine Rechnung auch aus umsatzsteuerlicher Sicht ungültig ist.
Das BMF unterscheidet ausdrücklich zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und daraus möglicherweise resultierenden Inhaltsfehlern. Ein Formatfehler führt dazu, dass eine Datei nicht als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne gilt. Ein Geschäftsregelfehler hat dagegen nicht automatisch dieselbe Folge.
So kann eine E-Rechnung gegen eine technische Geschäftsregel verstoßen und dennoch grundsätzlich als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne gelten. Betrifft der Fehler jedoch eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, kann daraus ein inhaltlicher Rechnungsfehler entstehen.
Für die Praxis bedeutet das: Validierungsergebnisse liefern wichtige Hinweise auf mögliche Fehler in elektronischen Rechnungen. Ihre technische Bewertung ist jedoch nicht zwangsläufig mit der umsatzsteuerlichen Beurteilung gleichzusetzen. Entscheidend bleibt, dass die erforderlichen Rechnungsangaben richtig und vollständig enthalten sind.
Das BMF-Schreiben enthält weitere praxisrelevante Regelungen, unter anderem zum Umgang mit Boni, Skonti und Rabatten. Bei im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen, deren Höhe bei der Rechnungserstellung noch nicht feststeht, muss die Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinweisen. Unter bestimmten Voraussetzungen genügt hierfür ein allgemeiner Verweis auf eine schriftliche Vereinbarung.
Auch für Rechnungen auf Basis von Bruttopreisen sowie für bestimmte Bauleistungen sieht das BMF besondere Erleichterungen vor.
Darüber hinaus gilt eine Nichtbeanstandungsregelung: E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den Vorgaben der BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden nicht allein deshalb beanstandet, weil sie zusätzliche Anforderungen des neuen Schreibens noch nicht erfüllen.
Die neuen Klarstellungen des BMF betreffen nicht nur die Erstellung elektronischer Rechnungen. Sie zeigen auch, welche Anforderungen sich im täglichen Umgang mit eingehenden E-Rechnungen ergeben – etwa bei ergänzenden Dokumenten, technischen Fehlermeldungen oder nachträglichen Berichtigungen.
Entscheidend ist deshalb, dass diese Informationen im weiteren Verarbeitungsprozess nachvollziehbar bleiben und die beteiligten Abteilungen auf eine einheitliche Datengrundlage zugreifen können.
Gerade bei größeren Rechnungsvolumen können manuelle Prüfungen, Rückfragen und Nachbearbeitungen zusätzlichen Aufwand verursachen. Digitale Rechnungsprozesse schaffen hier die Grundlage, um Informationen zentral bereitzustellen, Prüf- und Freigabeabläufe zu strukturieren und wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren.
Mit artner Invoice innerhalb des artner Business Centers lassen sich Rechnungsprozesse vom Eingang über die Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung digital abbilden. Durch die Integration in bestehende ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme können Rechnungsinformationen ohne unnötige Medienbrüche weiterverarbeitet werden.
Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 schafft die Finanzverwaltung weitere Klarheit für den praktischen Umgang mit elektronischen Rechnungen. Die ergänzenden Regelungen betreffen sowohl die Anforderungen an Rechnungsinhalte als auch den Umgang mit Anhängen, Berichtigungen und technischen Fehlern.
Für Unternehmen zeigt sich damit einmal mehr: Entscheidend ist nicht allein, dass Rechnungen elektronisch vorliegen. Erst wenn strukturierte Daten zuverlässig verarbeitet, ergänzende Informationen berücksichtigt und nachgelagerte Abläufe sinnvoll miteinander verbunden werden, kann die E-Rechnung ihr Potenzial für effizientere kaufmännische Prozesse entfalten.
Welche gesetzlichen Übergangsfristen gelten und worauf Unternehmen ab 2027 achten sollten, erläutern wir in unserem weiterführenden Beitrag zur E-Rechnung 2027.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen, Schreiben vom 15. Oktober 2026: „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 – Ergänzende Regelungen“, GZ III C 5 – S 7287-a/00019/021/017.
Originalschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (PDF)
