Ab 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Dieser Beitrag erklärt verständlich, wen die neuen Vorgaben betreffen, welche Übergangsregelungen gelten und welche Schritte Unternehmen jetzt einleiten sollten.
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine tiefgreifende Änderung im Rechnungswesen in Kraft: die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich. Sie markiert einen weiteren Schritt in Richtung digitaler Geschäftsprozesse und betrifft nahezu alle Unternehmen – unabhängig von Größe, Branche oder Rechtsform.
Der vorliegende Beitrag ordnet die neue Pflicht ein, erläutert die relevanten Fristen und zeigt auf, warum Unternehmen bereits jetzt handeln sollten, auch wenn sie bislang kaum Berührungspunkte mit elektronischen Rechnungen hatten.
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht verfolgt der Gesetzgeber mehrere Ziele. Rechnungsprozesse sollen stärker digitalisiert und vereinheitlicht werden, zugleich sollen steuerliche Prüfungen effizienter möglich sein. Darüber hinaus bereitet die Neuregelung den Weg für künftige europäische Melde- und Kontrollsysteme im Umsatzsteuerbereich.
Entscheidend ist dabei ein Punkt, der in der Praxis häufig übersehen wird: Die neue Regelung betrifft nicht nur Unternehmen, die Rechnungen ausstellen, sondern bereits ab 2025 alle Unternehmen, die Rechnungen empfangen. Damit rückt die sogenannte Empfangspflicht deutlich früher in den Fokus als die spätere Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen.
Eine E-Rechnung ist rechtlich klar von herkömmlichen elektronischen Rechnungen abzugrenzen. Eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Gemeint ist vielmehr eine strukturierte elektronische Rechnung, die maschinell lesbar ist und eine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.
Grundlage hierfür ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland werden insbesondere die Formate XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im EN-Profil als zulässig anerkannt. Nur Rechnungen in solchen strukturierten Formaten erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der neuen E-Rechnungspflicht.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt stufenweise. Bereits ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist.
Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen folgt zeitlich versetzt. Ab dem 1. Januar 2027 betrifft sie zunächst Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht schließlich für alle Unternehmen bei inländischen B2B-Umsätzen.
Für kleinere Unternehmen bestehen Übergangsregelungen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, sofern der jeweilige Rechnungsempfänger damit einverstanden ist.
Die neue Regelung erfasst grundsätzlich inländische B2B-Umsätze zwischen Unternehmen. Sie gilt unabhängig von Rechtsform, Branche oder Rechnungsvolumen. Auch Unternehmen, die nur vereinzelt Rechnungen erhalten oder ausstellen, sind betroffen.
Nicht erfasst sind derzeit B2C-Umsätze, bestimmte steuerfreie Leistungen sowie Rechnungen an ausländische Geschäftspartner. Maßgeblich ist dabei nicht, ob ein Unternehmen aktiv Rechnungen schreibt, sondern ob es als Unternehmer Rechnungen entgegennimmt.
Mit Beginn des Jahres 2025 müssen Unternehmen technisch und organisatorisch in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen, lesbar zu machen, weiterzuverarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Ein bloßes E-Mail-Postfach ohne geeignete Prozesse reicht hierfür in der Regel nicht aus.
Erforderlich sind klar definierte Abläufe, passende technische Lösungen sowie eine Archivierung, die den Anforderungen der GoBD entspricht. Unternehmen, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, riskieren Verzögerungen im Zahlungsverkehr, formale Mängel bei Rechnungsprüfungen und Schwierigkeiten im Rahmen steuerlicher Betriebsprüfungen.
Während die Empfangspflicht bereits ab 2025 greift, besteht zu diesem Zeitpunkt noch keine generelle Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen. Diese wird – abhängig vom Unternehmensumsatz – erst ab 2027 beziehungsweise ab 2028 verbindlich.
Unabhängig von den Übergangsregelungen empfiehlt es sich jedoch, auch die eigenen Ausgangsrechnungsprozesse frühzeitig zu überprüfen und anzupassen. So lassen sich spätere Umstellungen unter hohem Zeitdruck vermeiden.
Auch Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungspflicht betroffen. Zwar gelten für sie hinsichtlich der Ausstellung Übergangsregelungen, die Empfangspflicht ab 2025 besteht jedoch unabhängig von der Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Eine pauschale Ausnahme sieht der Gesetzgeber nicht vor.
Die neue E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist klar von den bereits bestehenden Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern zu unterscheiden. Unternehmen sollten diese beiden Regelungskreise nicht vermischen, da sie auf unterschiedlichen rechtlichen Grundlagen beruhen.
Auch wenn einzelne Pflichten erst in den kommenden Jahren greifen, ist eine frühzeitige Vorbereitung sinnvoll. Unternehmen sollten ihre bestehenden Rechnungsprozesse analysieren, Zuständigkeiten definieren und prüfen, ob die eingesetzten Systeme den künftigen Anforderungen entsprechen. Ergänzend empfiehlt es sich, Mitarbeitende zu sensibilisieren und Archivierungsprozesse zu überprüfen.
Eine vorausschauende Herangehensweise reduziert Risiken und erleichtert die spätere Umsetzung erheblich.
In der Praxis zeigt sich immer wieder, dass Unternehmen die Bedeutung strukturierter E-Rechnungen unterschätzen, PDF-Rechnungen fälschlich als ausreichend ansehen oder die Empfangspflicht aus dem Blick verlieren. Häufig wird zudem zu spät mit der Umstellung begonnen oder es werden Übergangsregelungen falsch interpretiert. Diese Fehler lassen sich durch frühzeitige Planung vermeiden.
Die nationale E-Rechnungspflicht ist nur ein Zwischenschritt. Perspektivisch ist mit weitergehenden digitalen Meldepflichten auf europäischer Ebene zu rechnen. Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse jetzt sauber digitalisieren, schaffen damit eine belastbare Grundlage für kommende Anforderungen.
Die E-Rechnungspflicht ist keine theoretische Zukunftsregelung, sondern eine konkrete gesetzliche Vorgabe mit unmittelbaren Auswirkungen. Besonders die Empfangspflicht ab 2025 erfordert rechtzeitiges Handeln. Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, sichern nicht nur ihre Compliance, sondern profitieren langfristig von effizienteren Prozessen.
Was ist der Unterschied zwischen elektronischer Rechnung und E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung kann auch ein PDF sein. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn ist hingegen strukturiert, maschinell lesbar und entspricht der Norm EN 16931.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können.
Muss ich ab 2025 selbst E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Die Ausstellungspflicht wird erst ab 2027 bzw. ab 2028 schrittweise eingeführt.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Die Empfangspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.
Welche Formate sind zulässig?
Zulässig sind strukturierte Rechnungsformate nach EN 16931, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD im EN-Profil.
