Warum das manuelle Auslesen von Verträgen so zeitaufwendig ist

Die klassischen Herausforderungen bei der Vertragserfassung sind branchenübergreifend ähnlich:

• Verträge liegen in unterschiedlichen Formaten und Layouts vor.
• Wichtige Informationen sind im Dokument verteilt, oft in Tabellen oder Fußnoten.
• Die Verwaltung muss jedes Detail manuell übertragen und mehrfach prüfen.
• Fehler oder fehlende Werte fallen oft erst spät auf.

In Einrichtungen mit hoher Vertragsdichte – wie in der Sozialwirtschaft, Bildung, Verwaltung oder bei Unternehmen mit vielen Dienstleistungsverträgen – entstehen daraus erhebliche Zeitverluste und Risiken.

Was der KI-Assistent in artner Contract genau macht

Der KI-Assistent übernimmt die aufwendige Vorarbeit bei der Vertragserfassung:Er analysiert das Dokument, erkennt Strukturen und extrahiert automatisch die wichtigsten Vertragsdaten. Dazu gehören unter anderem:

• Vertragstyp
• Vertragsbeginn und -ende
• Kündigungsfristen
• Periodizitäten
• Kosten und Zahlungsmodalitäten
• beteiligte Vertragspartner
• besondere Regelungen und Hinweise
• Versionen und Dokumentzusammenhänge

Im Anschluss schlägt die KI die passenden Werte für die Felder der Vertragsakte vor.
Die Anwender:innen müssen diese Vorschläge nur noch prüfen und bestätigen.

Damit wird ein komplexer Arbeitsschritt auf wenige Klicks reduziert – ohne dass die fachliche Kontrolle verloren geht.

Wie das automatische Auslesen technisch funktioniert

Der KI-Assistent in artner Contract kombiniert mehrere Technologien, um Verträge nicht nur auszulesen, sondern wirklich zu verstehen. Dabei geht er weit über klassische OCR-Verfahren hinaus.

1. Texterkennung: OCR als Basis

Zunächst wird – falls nötig – über moderne OCR-Technologie der Text aus PDFs oder gescannten Dokumenten extrahiert. So lassen sich auch ältere oder nicht digital erzeugte Verträge verarbeiten.

2. Sprachanalyse: KI erkennt Bedeutung und Struktur

Im nächsten Schritt analysiert die KI den Text mithilfe natürlicher Sprachverarbeitung (NLP).
Dabei erkennt sie Zusammenhänge, typische Vertragspassagen und semantische Muster wie:

• Laufzeit- und Kündigungsklauseln
• Betrags- und Zahlungsregelungen
• Rollen und Vertragspartner
• Leistungsbeschreibungen
• Verlängerungslogiken

Die KI versteht, was im Vertrag gemeint ist — nicht nur, was dort steht.

3. Mustererkennung: KI identifiziert relevante Kernelemente

Durch trainierte Modelle erkennt die KI typische Strukturen verschiedenster Vertragsarten und ordnet Inhalte automatisch den passenden Stammdatenfeldern zu.
So entsteht eine saubere, strukturierte Grundlage für die weitere Verarbeitung.

4. Automatische Vertragszusammenfassung: Komplexes schnell erfassbar machen

Ein besonderes Merkmal des KI-Assistenten ist die Fähigkeit, aus dem Vertragstext eine prägnante, leicht verständliche Zusammenfassung zu erstellen.

Diese Übersicht enthält u. a.:

• die wesentlichen Verpflichtungen
• zentrale Leistungs- oder Servicebestandteile
• finanzielle Eckpunkte
• wichtige Fristen & Verlängerungen
• besondere Bedingungen oder Risiken

Damit erhalten Mitarbeitende — auch ohne juristischen Hintergrund — einen schnellen, zuverlässigen Einstieg in den Vertragsinhalt.
Gerade für Fachabteilungen, Leitungen oder Träger schafft das erheblichen Mehrwert, weil Entscheidungen deutlich schneller getroffen werden können.

Kurz gesagt:

• OCR liest den Text.
• KI versteht den Inhalt.
• Mustererkennung extrahiert relevante Daten.
• Die Zusammenfassung macht den Vertrag für alle sofort verständlich.

Das Ergebnis ist ein Prozess, bei dem nicht mehr der Mensch die Informationen aus dem Vertrag heraussuchen muss — sondern die KI liefert sie automatisch, strukturiert und klar aufbereitet.

Welche Daten der KI-Assistent automatisch erkennt

Der KI-Assistent wurde dafür entwickelt, zentrale Vertragsmerkmale sicher zu extrahieren. Dazu zählen:

• Beginn, Ende, Laufzeit
• Kündigungsfristen & Verlängerungslogiken
• Kosten & Gebühren
• Vertragspartner & Rollen
• Periodische Leistungen
• Art des Vertrags
• Hinweise & besondere Bedingungen
• identifizierbare Anlagen und Versionen

Dieses strukturierte Auslesen bildet die ideale Grundlage für die nachfolgenden Prozesse wie Freigaben, Controlling, Fristenüberwachung oder Rechnungszuordnung.

Wie Entscheidungssicherheit entsteht – Validierung statt Vollautomatik

Der KI-Assistent arbeitet unterstützend – die Entscheidung bleibt stets bei den Verantwortlichen.Das bedeutet:

• KI erstellt Vorschläge
• Nutzer:innen prüfen diese
• finale Freigabe erfolgt manuell

Dieses Zusammenspiel reduziert Fehler, stärkt die Kontrolle und macht aus einer komplexen Aufgabe einen klar strukturierten Arbeitsschritt.

Vorteile für Verwaltung, Leitung & Träger

Der KI-Assistent bringt spürbare Entlastung für alle Ebenen der Organisation:

• deutlich weniger manuelle Erfassung
• schnellere und strukturierte Vertragsaufnahme
• konsistente Stammdaten für Controlling & Revision
• schnellere Freigaben
• klare Nachvollziehbarkeit
• weniger Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitenden
• verlässliche Datenbasis für Entscheidungen

Besonders in Organisationen mit vielen unterschiedlichen Vertragstypen steigt die Effizienz unmittelbar.

Warum die Integration im artner Business Center entscheidend ist

Der KI-Assistent arbeitet nahtlos mit allen Modulen im artner Business Center zusammen:

• automatisch übernommene Fristen
• Einsicht aller relevanten Dokumente in der Vertragsakte
• Übergang in Freigaben & Workflows
• klare Rollen- & Vertretungsregeln
• integratives Zusammenspiel mit Rechnungen, Dokumenten und Projekten

Die automatische Vertragserkennung ist damit nicht nur ein Feature, sondern ein Baustein in einem durchgängigen, digitalen Vertragsprozess.

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FAQ: Häufige Fragen zum KI-Assistenten in artner Contract

Wie zuverlässig liest der KI-Assistent Vertragsdaten aus?
Die KI erkennt in der Regel die wichtigsten Kerndaten sehr präzise, besonders bei standardisierten Vertragsarten. Alle Vorschläge werden manuell überprüft, sodass maximale Sicherheit gewährleistet ist.

Welche Daten erkennt die KI automatisch?
Vertragstyp, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Vertragspartner, Beträge, Periodizitäten und weitere zentrale Informationen.

Muss ich die KI-Vorschläge überprüfen?
Ja. Die KI entlastet, ersetzt aber nicht die Verantwortlichkeit. Nutzer:innen validieren alle Vorschläge, bevor sie gespeichert werden.

Wie unterscheidet sich KI von klassischem OCR?
OCR erkennt Text – KI erkennt Bedeutung. Sie versteht Strukturen, Formulierungen und Zusammenhänge und erzeugt daraus echte Datenvorschläge.

Kann die KI unterschiedliche Vertragstypen erkennen?
Ja. Die KI erkennt Muster verschiedener Vertragsarten und weist die Daten korrekt zu.

Wie sicher ist die Verarbeitung sensibler Vertragsdaten?
Verträge werden DSGVO-konform verarbeitet und innerhalb eines sicheren Systems gespeichert. Rollen- und Rechtekonzepte gewährleisten, dass nur befugte Personen Zugriff haben.

Funktioniert der KI-Assistent auch mit gescannten Verträgen?
Ja. Auch eingescanntes Material kann erkannt und ausgewertet werden, solange die Lesbarkeit gegeben ist.