Automatisch sicher: Wie artner Invoice Rechnungen regelbasiert prüft

Digitale Rechnungsprozesse sollen schneller werden – aber ohne dabei an Sicherheit zu verlieren. Genau hier setzt die Automatik-Prüfung in artner Invoice an: Sie prüft eingehende Rechnungen auf Basis klar definierter Regeln und entscheidet automatisch über den nächsten Schritt im Prozess. Regelmäßig wiederkehrende Kostenrechnungen, wie z.B. für Handy, Gebäudereinigung, Internet oder auch Wartungsverträge verursachen oft einen hohen manuellen Aufwand, obwohl sie sich nicht oder nur geringfügig voneinander unterscheiden.

So funktioniert die Automatik-Prüfung

Digitale Rechnungsprozesse sollen schneller werden – aber ohne dabei an Sicherheit zu verlieren. Genau hier setzt die Automatik-Prüfung in artner Invoice an: Sie prüft eingehende Rechnungen auf Basis klar definierter Regeln und entscheidet automatisch über den nächsten Schritt im Prozess.

Beim Rechnungseingang analysiert artner Invoice automatisch alle relevanten Belegdaten und vergleicht sie mit den hinterlegten Buchungsvorlagen:

• Ist der Sachverhalt bereits bekannt?
• Gibt es bereits eine Buchungsvorlage als Grundlage für eine Vorkontierung?
• Stimmen die in der Vorlage festgelegten Toleranzen mit der Rechnungen überein?
• Entspricht der Beleg einer wiederkehrenden Buchung?

Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, wird der Beleg automatisch vorkontiert und freigegeben. Bei Unstimmigkeiten wird der Beleg gezielt zur manuellen Bearbeitung weitergeleitet.

Für wen eignet sich die Funktion besonders?

Die Automatik-Prüfung entfaltet ihr Potenzial überall dort, wo Standardisierung gefragt ist – etwa bei:

• regelmäßig wiederkehrenden Belegen,
• hohem Rechnungsvolumen,
• standardisierten Lieferantenbeziehungen,
• dezentralen Strukturen oder Standortorganisationen,
• Engpässen im Finanzteam.

In Kombination mit anderen Automatisierungsfunktionen entsteht ein besonders effizienter Prozess: Standardfälle laufen regelbasiert durch, während Ausnahmen gezielt behandelt werden.

Fazit: Automatisch prüfen, strukturiert entscheiden, Ressourcen schonen

Die Automatik-Prüfung in artner Invoice ist ein starkes Werkzeug für alle, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und gleichzeitig entlasten möchten. Sie beschleunigt Standardvorgänge, senkt den manuellen Aufwand und sorgt für klar dokumentierte Entscheidungen. Besonders in Verbindung mit Dunkelbuchung und Eskalationsmanagement entsteht so ein moderner, effizienter Rechnungseingangsprozess, der mitwächst – auch bei komplexeren Anforderungen.

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FAQ: Häufige Fragen zur Automatik-Prüfung in artner Invoice

Was ist die Automatik-Prüfung in artner Invoice?
Die Automatik-Prüfung ist ein regelbasierter Prüfmechanismus, der wiederkehrende Rechnungen automatisch erkennt und gegen individuelle Buchungsvorlagen prüft, bei Übereinstimmung vorkontiert und an die Buchhaltung weiterleitet.

Welche Vorteile bringt die Automatik-Prüfung im Alltag?
Sie reduziert den manuellen Prüfaufwand erheblich. Rechnungen, die allen Prüfkriterien entsprechen, können direkt zum Buchen weitergeleitet werden. Indexierung, Prüfung und Freigabe werden übersprungen. Nur bei Abweichungen oder fehlende Informationen werden sie zur Nachbearbeitung vorgelegt.

Wie funktioniert die Automatik-Prüfung technisch?
Beim Rechnungseingang vergleicht artner Invoice die Belegdaten mit hinterlegten Buchungsvorlagen. Bei Übereinstimmung wird ein Buchungsstempel aufgebracht und an die Buchhaltung weitergeleitet. Die Ergebnisse werden dokumentiert und bei Regelverstoß automatisch in den Workflow zur Klärung übergeben.

Was passiert bei Fehlern oder Unstimmigkeiten?
Werden Abweichungen erkannt – z. B. falscher Betrag oder fehlende Zuordnung – wird die Rechnung nicht automatisch weitergeleitet. Stattdessen wird der Beleg wird an definierte Bearbeiter zur manuellen Prüfung weitergegeben.

Wie individuell ist die Automatik-Prüfung konfigurierbar?
Sehr individuell. Die Regeln lassen sich flexibel an Prozesse, Organisationseinheiten, Betragsgrenzen oder Rechnungsarten anpassen. Auch kundenspezifische Besonderheiten – z. B. projektbezogene Prüfungen – können berücksichtigt werden.