Wiederkehrende Rechnungen – ein oft unterschätzter Aufwand

Miete, Strom, Wasser, Leasing oder Versicherungen – sie kommen regelmäßig, in vorhersehbarer Höhe und zu bekannten Zeitpunkten. Und trotzdem verursachen solche Rechnungen Monat für Monat wieder manuelle Arbeit: Beträge müssen aufgeteilt, Kontierungen gesetzt, Zeiträume beachtet und Vorlagen gepflegt werden. Dabei ist genau dieser Vorgang prädestiniert für die Automatisierung.

Wiederkehrende Buchungen gehören in vielen Unternehmen zu den am häufigsten bearbeiteten, aber gleichzeitig am wenigsten optimierten Prozessen im Rechnungswesen. Dabei ließe sich gerade hier wertvolle Zeit einsparen – ohne Verzicht auf Kontrolle oder Transparenz.

Automatisierung mit Struktur – die Splittbuchung in artner Invoice

Mit der Splittbuchung in artner Invoice lassen sich periodisch auftretende Rechnungen vollständig automatisieren – regelbasiert, nachvollziehbar und in bestehende Prozesse integriert. Sie definieren einmalig eine Vorlage mit allen relevanten Parametern. Bei jeder passenden Rechnung greift diese Vorlage automatisch – inklusive Prüfung und Übergabe ins Buchhaltungssystem.

Typische Anwendungsfälle sind:

• Monatlich wiederkehrende Kosten wie Miete, Leasing oder Dienstverträge
• Abschlagsrechnungen bei Strom oder Gas mit festen Zeiträumen
• Vertraglich gebundene Zahlungen, etwa im Software- oder Wartungsbereich

So funktioniert die Splittbuchung in der Praxis

Der Ablauf ist klar strukturiert – ohne Medienbruch oder manuelle Nachbearbeitung:

1. Vorlage anlegen: Zeitraum, Intervall, Betrag oder Abschlag sowie Zielkontierung werden einmalig definiert.
2. Rechnung empfangen: Bei jeder passenden Eingangsrechnung prüft artner Invoice automatisch, ob eine Splittvorlage greift.
3. Aufteilung anwenden: Die Rechnung wird automatisch in definierte Buchungssätze aufgeteilt – z. B. nach Monaten oder Kostenstellen.
4. Automatische Verbuchung: Die aufgeteilte Rechnung wird systemseitig verarbeitet und ans ERP übergeben – revisionssicher und vollständig dokumentiert.
5. Abweichungen erkennen: Stimmen Beträge oder Intervalle nicht mit der Vorlage überein, wird der Vorgang automatisch zur manuellen Prüfung weitergeleitet.

Fazit – Automatisierte Prozesse für wiederkehrende Rechnungen

Die manuelle Bearbeitung regelmäßig wiederkehrender Rechnungen bindet Ressourcen – ohne echten Mehrwert. Mit der Splittbuchung in artner Invoice automatisieren Sie diese Routinevorgänge nachvollziehbar und effizient. Die Kombination aus klarer Regeldefinition und automatischer Anwendung sorgt für Verlässlichkeit im Alltag – und gibt Ihrer Buchhaltung mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben.

Interesse an einer praxisnahen Lösung?

Gerne zeigen wir Ihnen, wie sich wiederkehrende Buchungen mit Splittvorlagen in Ihrem System umsetzen lassen. Wir geben Ihnen Einblick in typische Anwendungsfälle und prüfen gemeinsam, welche Prozesse sich automatisieren lassen.

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FAQ: Häufige Fragen zur wiederkehrenden Buchung und Splittbuchung in artner Invoice

Wofür wird die Funktion der wiederkehrenden Buchung in artner Invoice genutzt?
Sie eignet sich ideal für regelmäßig anfallende Rechnungen – etwa Mieten, Leasingraten oder Dienstleistungsverträge. Die Belege müssen nicht jedes Mal neu erfasst werden, sondern werden automatisiert vorbereitet und verbucht.

Was ist eine Splittbuchung und wann kommt sie zum Einsatz?
Bei der Splittbuchung wird ein Beleg auf mehrere Kostenstellen, Sachkonten oder Projekte verteilt. Das ist z. B. dann sinnvoll, wenn eine Rechnung anteilig verschiedenen Abteilungen zugeordnet werden soll – etwa bei Gemeinschaftskosten.

Wie unterscheiden sich diese Funktionen von einfachen Standardbuchungen?
Standardbuchungen erfassen jeden Beleg einzeln und vollständig manuell. Wiederkehrende Buchungen und Splittbuchungen automatisieren häufige Abläufe, vermeiden Fehlerquellen und reduzieren den Erfassungsaufwand erheblich.

Wie unterstützt artner Invoice bei der Zuordnung und Kontrolle?
Mit vorkonfigurierbaren Regeln, intelligenten Vorschlägen und übersichtlicher Darstellung hilft artner Invoice dabei, Beträge korrekt aufzuteilen, Buchungsvorschläge zu prüfen und Freigaben nachvollziehbar zu dokumentieren.

Was bringt das für den Gesamtprozess?
Der Einsatz wiederkehrender und aufgeteilter Buchungen spart Zeit, senkt Fehlerquoten und macht Abläufe revisionssicher. Gleichzeitig bleibt der gesamte Prozess flexibel – etwa bei Änderungen in den Buchungskreisen oder Kostenstellen.