Die manuelle Kontierung blockiert den Weg zur vollen Automatisierung der Kostenrechnung. Schließen Sie diese letzte Lücke: Mit intelligenten Buchungsvorschlägen verbuchen Sie wiederkehrende Rechnungen ohne menschliches Zutun.
Der Weg zur nahtlosen End-to-End-Verarbeitung: Wie Sie mit intelligenten Buchungsvorschlägen die letzte manuelle Lücke bei wiederkehrenden Kostenrechnungen schließen und Ihre Buchhaltung entlasten.
Viele Unternehmen haben ihre Prozesse zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen digitalisiert. Gerade bei wiederkehrenden Kostenrechnungen (z.B. Miete, Lizenzen oder regelmäßige Dienstleistungen) sorgen bereits eingesetzte digitale Tools für eine automatische Erfassung und Freigabe durch den Sachbearbeiter – oft basierend auf einer Vorkontierung und festen Regeln.
Doch hier liegt die entscheidende Automatisierungslücke: Trotz Vorkontierung landet die Rechnung zur finalen Verbuchung in der Buchhaltung. Dort muss der Buchhalter – aus rechtlichen und Kontrollgründen – in vielen Fällen für den gleichen Sachverhalt jedes Mal aufs Neue kontieren. Dieser wiederkehrende, manuelle Prüf- und Kontieraufwand bindet wertvolle Kapazitäten und verhindert die vollautomatische Verarbeitung (oft als Dunkelbuchung bezeichnet).
Die Eliminierung der manuellen Kontierung ist der Schlüssel zur nächsten Effizienzstufe im Finanzwesen.
Um Kostenrechnungen vollautomatisch zu verbuchen, muss der Prozess bereits bei der Indexierung perfekt aufgesetzt sein. Moderne Lösungen nutzen hier die Kombination aus individuellem Regelwerk und intelligenter Belegverarbeitung:
Damit ist die Freigabekette beendet. Nun beginnt die finale automatisierte Kontierung am Knotenpunkt Buchhaltung.
An der Schnittstelle zur finalen Buchung kommt der intelligente Buchungsautomat ins Spiel. Er überwindet das Hindernis der manuellen Kontierung, indem er selbstständig korrekte Buchungssätze vorschlägt.
Der Buchungsautomat nutzt Künstliche Intelligenz (KI), um aus historischen Buchungsdaten zu lernen. Er analysiert, wie identische oder ähnliche Rechnungen in der Vergangenheit verbucht wurden, und generiert auf dieser Basis einen präzisen Buchungsvorschlag. Dieser Vorschlag umfasst z.B:
Durch die Verknüpfung der Automatik-Prüfung (automatische Freigabe/Vorkontierung) mit dem Buchungsautomaten (automatischer Buchungssatz) können Kostenrechnungen ohne jegliche Benutzerinteraktion bis zur finalen Verbuchung geführt werden.
Selbst bei maximaler Automatisierung ist die Einhaltung der GoBD und die finale Kontrolle unerlässlich. Die KI-gestützte Autokontierung ersetzt nicht die Verantwortung, sondern optimiert den Prüfprozess.
Anstatt jeden Beleg einzeln zu prüfen, erfolgt ein effizientes Sammelcontrolling durch den zuständigen Buchhalter. Der Mitarbeiter muss die vom KI-Automaten vorgeschlagenen Buchungssätze nur noch in der Übersicht kontrollieren und annehmen.
Zur Unterstützung dieser raschen Validierung können zusätzliche intelligente Funktionen eingesetzt werden:
Intelligente Dokumentenzusammenfassung: Wichtige Metadaten (wie Vertragslaufzeit, Kostenpositionen oder abweichende Details) werden auf einen Blick dargestellt, was die Prüfzeit auf wenige Sekunden reduziert.
Intelligente Dokumentenzusammenfassung: Wichtige Metadaten (wie Vertragslaufzeit, Kostenpositionen oder abweichende Details) werden auf einen Blick dargestellt, was die Prüfzeit auf wenige Sekunden reduziert.
Die Kombination aus intelligentem Vorschlag und Sammelcontrolling ermöglicht die Steigerung der Automatisierungsquote auf über 80 % bei Kostenrechnungen, ohne die menschliche Kontrollinstanz zu eliminieren.
Die Automatisierung der Kontierung mit intelligenten Buchungsautomaten ist der entscheidende Schritt, um Ihre Buchhaltung von monotonen Routineaufgaben zu entlasten und einen Wettbewerbsvorsprung zu sichern.
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Was ist der Unterschied zwischen Vorkontierung und Smart-Buchung?
Die Vorkontierung ist ein vorbereitender Schritt, der Rechnungen Konten oder Kostenstellen zuweist, oft manuell oder regelbasiert. Die Smart-Buchung (oder Autokontierung) ist der finale Schritt, bei dem die KI den vollständigen Buchungssatz – inklusive korrekter Sachkonten und Steuerschlüssel – generiert und zur Verbuchung vorschlägt.
Wer haftet bei Fehlern durch die automatische Kontierung?
Die Verantwortung (Haftung) bleibt stets beim Unternehmen und dem zuständigen Buchhalter. Der Buchungsautomat liefert nur einen Vorschlag. Durch das finale Sammelcontrolling durch den Buchhalter wird die Einhaltung der GoBD sichergestellt und die menschliche Kontrollinstanz beibehalten.
Welche Daten benötigt die KI für den Buchungsautomaten?
Die KI benötigt historische Buchungsdaten aus Ihrem ERP- oder FiBu-System, um Muster zu erkennen und ein präzises Lernmodell aufzubauen. In der Regel reichen die Daten der letzten drei Monate aus, um eine hohe Trefferquote zu erzielen.
Wie hoch ist die Automatisierungsquote, die realistisch erreicht werden kann?
Bei wiederkehrenden Kostenrechnungen ist eine Rate von über 80 % an vollautomatisch verarbeiteten Belegen realistisch erreichbar, sofern die Prozesse (Automatik-Prüfung und KI-Kontierung) eng verzahnt sind.
Funktioniert die Automatisierung auch bei komplexen Splittbuchungen?
Ja, intelligente Buchungsautomaten können auch komplexe Szenarien wie die Verteilung eines Betrags auf mehrere Kostenstellen oder Konten (Splittbuchungen) lernen und entsprechend vorschlagen.
Mit der Vollautomatisierung der Kostenrechnung transformieren Sie die Rolle der Buchhaltung von der Sachbearbeitung hin zur strategischen Kontrolle.
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