Warum ausstehende Rechnungsfreigaben ein strukturelles Problem sind

Studien zeigen: Fast die Hälfte aller Unternehmen macht die verspätete Rechnungsfreigabe zur größten Herausforderung im Rechnungsfreigabeprozess. Manuelle Workflows, fehlende Übersicht und unklare Verantwortlichkeiten führen zu langen Verzögerungen – oft über Wochen. Die Folgen sind schwerwiegend: Cashflow-Unterbrechungen, verpasste Skonti, unzufriedene Lieferanten – und nicht selten finanzielle oder rechtliche Risiken.

Beispielsweise melden 44 % der mittelständischen Unternehmen monatliche Verzugskosten in Millionenhöhe – durch Mahngebühren, entgangene Rabatte oder nachträgliche Klärungen. Auch die internen Prozesse leiden: Rückfragen, Eskalationen „per Zuruf“ und Nacharbeiten belasten Buchhaltungs- und Finanzabteilungen überproportional.

All das zeigt: Ungeklärte Freigabeschritte sind kein Einzelfall oder „Kollateralschaden“, sondern ein strukturelles Problem, das Zeit, Geld und Vertrauen kostet.

Risiken und Auswirkungen verspäteter Freigaben

Verspätete Freigaben sind nicht nur ärgerlich, sondern wirken sich spürbar auf die Organisation und Finanzlage von Unternehmen aus. Werden Eingangsrechnungen nicht innerhalb definierter Zeitfenster geprüft und freigegeben, bleiben Zahlungsfristen ungenutzt, Abläufe geraten ins Stocken – und vermeidbare Zusatzkosten entstehen.

Zu den häufigsten Auswirkungen zählen:

• Verlorene Skonti: Fristgerechte Zahlungen ermöglichen häufig attraktive Nachlässe – bleiben sie aus, entgehen dem Unternehmen direkte Einsparungen.
• Verzugszinsen und Mahngebühren: Spätestens mit dem Verstreichen von Zahlungszielen entstehen Zusatzkosten, die sich auf viele Rechnungen summieren können.
• Störungen in der Lieferkette: Lieferanten reagieren zunehmend sensibel auf Zahlungsverzug – sie belasten die Geschäftsbeziehung und wirken sich negativ auf Konditionen aus.
• Mehraufwand in der Buchhaltung: Rückfragen, Nachverfolgung und manuelles Nacharbeiten führen zu unnötigem Zeitverlust – insbesondere bei höherem Belegaufkommen.
• Fehlende Transparenz im Prozess: Ohne klaren Überblick über offene Freigaben bleibt unklar, wo Rechnungen „hängen bleiben“ – das erschwert Controlling und Finanzplanung.

Diese Effekte betreffen nicht nur große Unternehmen. Auch im Mittelstand oder in gemeinnützigen Organisationen wirkt sich eine Verlangsamung des Zahlungsprozesses schnell auf Budgets und interne Zusammenarbeit aus.

Die Lösung liegt im Prozess, nicht in der Technik

Was Unternehmen brauchen, ist nicht noch ein weiteres Tool – sondern ein klar definierter, transparenter Freigabeprozess mit integrierter Eskalationslogik.

Denn nur wenn nachvollziehbar geregelt ist, wer bis wann für die Freigabe zuständig ist, und was passiert, wenn keine Reaktion erfolgt, entsteht Verlässlichkeit. Und genau das lässt sich in modernen Systemen automatisiert abbilden: Eskalationen nach Zeitverzug, Benachrichtigungen vor Fristablauf, Übergaben bei Inaktivität.

Eskalation in artner Invoice – strukturiert, nachvollziehbar, integriert

Die Erweiterung Eskalation in artner Invoice, Teil des artner Business Centers, ist genau auf diesen Bedarf ausgerichtet: Sie analysiert laufende Freigabeprozesse automatisch und erkennt, wenn definierte Zeitfenster überschritten werden.

Beispiele aus der Praxis:

• Wird eine Rechnung innerhalb eines definierten Zeitraums nicht bearbeitet, wird automatisch eine Erinnerung oder Eskalation an die nächste verantwortliche Person ausgelöst.
• Bleibt auch diese Reaktion aus, folgt nach einem weiteren Zeitraum eine Eskalation auf die nächste Hierarchieebene.
• Das System berücksichtigt dabei Skontofristen, Zahlungsziele, Workflow-Zustände und sogar Abwesenheiten – und arbeitet vollständig automatisiert im Hintergrund.

Alle Schritte sind dabei protokolliert, revisionssicher und vollständig in Ihre bestehenden Workflows eingebettet – von der ersten Prüfung bis zur Buchung im ERP.

Fazit – Eskalation als strategischer Bestandteil eines stabilen Rechnungsprozesses

Verzögerungen in der Rechnungsfreigabe sind in vielen Unternehmen ein wiederkehrendes, strukturelles Problem – mit direkten Auswirkungen auf Liquidität, Lieferantenbindung und interne Effizienz. Die Einführung einer klar definierten Eskalationslogik ist ein wirkungsvoller Schritt, um Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Zuständigkeiten zu klären und Risiken zu minimieren. Wer Rechnungsprozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch organisatorisch absichert, stärkt die Verlässlichkeit der gesamten Finanzabwicklung.

So bringen Sie Struktur in Ihre Freigabeprozesse:

Sie möchten wissen, wie sich Eskalation in Ihrem Unternehmen konkret umsetzen lässt? Dann buchen Sie eine Live-Demo oder ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Spezialistinnen und Spezialisten. Wir zeigen Ihnen, wie einfach es ist, Freigaben schneller und zuverlässiger zu machen.

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FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsfreigabe und Eskalation

Was passiert, wenn eine Rechnung trotz Erinnerung nicht bearbeitet wird?
‍Das Eskalationssystem in artner Invoice ist mehrstufig aufgebaut. Wird eine Aufgabe innerhalb einer definierten Frist nicht bearbeitet, wird sie automatisch an die nächste Zuständigkeit weitergeleitet – etwa an eine Teamleitung oder eine zentrale Buchhaltungsstelle. So bleibt keine Rechnung unbeabsichtigt liegen.

Kann ich Eskalationen individuell an unsere Abläufe anpassen?
‍Ja. Eskalationsstufen, Zeiträume, Rollen und Ausnahmen lassen sich flexibel an Ihre internen Prozesse anpassen – z. B. für Urlaubsvertretungen, unterschiedliche Organisationseinheiten oder spezielle Genehmigungswege.

Wie behalten wir den Überblick über laufende Freigaben?
‍Mit artner Invoice sehen Sie jederzeit, in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Rechnung befindet. Offene Aufgaben, Fristen und bereits ausgelöste Eskalationen werden zentral angezeigt – für maximale Transparenz im gesamten Team.

Wie profitieren Mitarbeitende von automatisierten Eskalationen?
‍Automatische Eskalationen entlasten Mitarbeitende, weil Aufgaben nicht mehr manuell nachverfolgt oder erinnert werden müssen. Zuständigkeiten und Fristen sind klar geregelt – das reduziert Rückfragen, Missverständnisse und administrativen Aufwand.

Lässt sich das Eskalationsmodul auch ohne digitales Rechnungsmanagement nutzen?
‍Das Eskalationsmodul ist Bestandteil von artner Invoice und entfaltet seinen vollen Nutzen im Zusammenspiel mit den digitalen Freigabe- und Buchungsprozessen. Eine losgelöste Nutzung ist nicht vorgesehen.