Reisekosten einfach und mobil erfassen

Die klassische Reisekostenabrechnung bedeutet oft viel Papierkram: Belege sammeln, Quittungen abheften, später alles manuell übertragen. Mit der neuen Funktion in der artner Business Center App gehört das der Vergangenheit an. Mitarbeitende erfassen ihre Kosten direkt unterwegs – egal ob Fahrtkilometer, Bahntickets oder Parkgebühren – und behalten dabei stets den Überblick.

Besonders praktisch: Alle Mitarbeitenden sind als Kreditoren angelegt. Dadurch werden die Reisekosten unabhängig von der Gehaltsabrechnung verwaltet, was Schnittstellen vereinfacht und den Prozess beschleunigt.

Alle relevanten Daten in einer App

Eine Reisekostenabrechnung ist nur dann wirklich effizient, wenn alle Informationen vollständig und zentral erfasst werden. Genau hier setzt die artner Business Center App an. Sie führt die wichtigsten Eingaben in einer klar strukturierten Maske zusammen und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird. Mitarbeitende können ihre Angaben Schritt für Schritt vornehmen und haben gleichzeitig die Möglichkeit, Belege unmittelbar zu hinterlegen.

Die Eingabe ist klar strukturiert und umfasst alle wichtigen Informationen:

• Reisedaten mit Datum, Uhrzeit und Zweck der Fahrt
• Angaben zur Route inklusive Start, Zwischenstopps und Ziel
• Auswahl des Verkehrsmittels mit Details wie Kennzeichen oder Bahncard
• Erfassung zusätzlicher Kosten, etwa für Verpflegung oder Parken
• Upload von Belegen per Foto-Scan direkt zu jedem Posten

So entsteht eine vollständige Abrechnung ohne Medienbrüche – direkt in der App.

Durchgängiger Workflow bis zur Buchung

Nach der Eingabe erstellt die App automatisch ein Abrechnungsdokument. Genehmigungs- und Freigabeprozesse lassen sich nahtlos starten, Benachrichtigungen und Kommentare erfolgen direkt über das System. Am Ende steht ein automatisch erzeugter Buchungssatz, der den gesamten Prozess revisionssicher abschließt.

Mitarbeitende sehen jederzeit den Status ihrer Abrechnung und können in der Historie nachvollziehen, welche Reisen bereits abgeschlossen sind. Das sorgt für Transparenz und schafft Vertrauen in den Prozess.

Praxisnutzen für soziale Einrichtungen

Gerade in der Sozialwirtschaft, wo Außendiensttermine an der Tagesordnung sind, bringt die digitale Reisekosten-Abrechnung spürbare Vorteile. Die Verwaltung wird von aufwendiger Nachbearbeitung entlastet, während Mitarbeitende ihre Abrechnungen mit wenigen Klicks erledigen können. Dadurch verkürzen sich Bearbeitungs- und Auszahlungszeiten erheblich – und es bleibt mehr Zeit für die eigentliche Klientenbetreuung.

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