Microsoft Dynamics NAV ist in vielen Unternehmen seit Jahren das zentrale ERP-System. Gerade ältere Versionen oder individuell angepasste Installationen erfüllen jedoch häufig nicht die heutigen Anforderungen an elektronische Ausgangsrechnungen. Die Einführung der E-Rechnungspflicht wirft deshalb bei vielen NAV-Anwendern die Frage auf, ob ein Upgrade oder sogar ein kompletter Systemwechsel notwendig wird.
Die gute Nachricht: In vielen Fällen lässt sich die Erstellung normkonformer E-Rechnungen ergänzen, ohne die bestehende ERP-Landschaft grundlegend zu verändern. Durch eine intelligente Integration bleiben bewährte Prozesse erhalten und Unternehmen schützen ihre bisherigen Investitionen.
Microsoft Dynamics NAV gehört seit vielen Jahren zu den etablierten ERP-Systemen im Mittelstand. Zahlreiche Unternehmen haben ihre Lösung individuell erweitert und perfekt auf ihre Geschäftsprozesse abgestimmt.
Oft wurden über Jahre hinweg eigene Funktionen entwickelt oder branchenspezifische Anpassungen integriert. Genau diese Individualisierung macht NAV für viele Unternehmen auch heute noch wirtschaftlich attraktiv.
Ein Wechsel auf eine neue ERP-Plattform bedeutet daher häufig deutlich mehr als nur ein Softwareprojekt. Prozesse müssen neu aufgebaut, Schnittstellen angepasst und Mitarbeitende geschult werden. Entsprechend hoch sind Kosten und Projektrisiken.
Gerade deshalb möchten viele Unternehmen ihre bestehende NAV-Lösung weiterhin produktiv nutzen.
Mit der Einführung elektronischer Rechnungsformate verändern sich die Anforderungen an die Erstellung von Ausgangsrechnungen grundlegend.
Während PDF-Rechnungen bislang ausreichend waren, müssen künftig strukturierte Rechnungsdaten bereitgestellt werden.
Ältere Microsoft-Dynamics-NAV-Versionen unterstützen diese Anforderungen häufig nicht oder nur eingeschränkt.
Typische Herausforderungen sind:
Gerade individuell angepasste NAV-Systeme lassen sich zudem oft nicht ohne Weiteres aktualisieren.
Ein Upgrade auf eine aktuelle ERP-Version erscheint zunächst naheliegend.
In der Praxis sprechen jedoch häufig verschiedene Gründe dagegen:
Vor allem dann, wenn das bestehende ERP-System die Unternehmensprozesse zuverlässig unterstützt, lohnt sich häufig ein anderer Ansatz.
Für viele Unternehmen ist es wirtschaftlicher, das bestehende ERP-System gezielt um fehlende Funktionen zu erweitern.
Genau hier setzt das artner Business Center mit der Erweiterung „Erstellung von Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format“ an.
Die eigentliche Rechnung entsteht weiterhin wie gewohnt in Microsoft Dynamics NAV.
Anschließend ergänzt die Lösung den Prozess um alle Funktionen, die moderne E-Rechnungsprozesse heute benötigen.
Dadurch bleiben bestehende Arbeitsabläufe erhalten und Unternehmen können ihre Investitionen langfristig schützen.
In vielen Unternehmen endet der Rechnungsprozess nicht mit der eigentlichen Rechnung.
Oft müssen zusätzlich versendet werden:
Die Integration ermöglicht es, diese Dokumente gemeinsam mit der E-Rechnung bereitzustellen. Dadurch entstehen vollständige digitale Ausgangsprozesse statt einzelner Insellösungen.
Auch bei Ausgangsrechnungen sind häufig interne Freigaben erforderlich.
Je nach Unternehmen können beispielsweise Vertriebsleitung, Projektverantwortliche oder Geschäftsführung in den Freigabeprozess eingebunden werden.
Ein digitaler Workflow unterstützt dabei,
So entstehen strukturierte Freigabeprozesse ohne Medienbrüche.
Neben der Erstellung der E-Rechnung gehören häufig weitere Prozessschritte zum Gesamtworkflow.
Dazu zählen beispielsweise:
Dadurch wird aus der reinen Rechnungserstellung ein vollständig digitaler Ausgangsrechnungsprozess.
Für viele NAV-Anwender lautet die wirtschaftlichste Lösung nicht "alles neu", sondern "gezielt erweitern".
Bestehende ERP-Prozesse bleiben erhalten.
Mitarbeitende arbeiten weiterhin in ihrer vertrauten Umgebung.
Gleichzeitig werden alle Anforderungen moderner elektronischer Ausgangsrechnungen erfüllt.
Gerade für Unternehmen mit gewachsenen Microsoft-Dynamics-NAV-Systemen ist dieser Ansatz häufig deutlich wirtschaftlicher als eine vollständige Migration.
Sie möchten Ihre Ausgangsrechnungen künftig als ZUGFeRD- oder XRechnung erstellen, ohne Ihr bestehendes Microsoft-Dynamics-NAV-System auszutauschen?
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Kann Microsoft Dynamics NAV E-Rechnungen erstellen?
Das hängt von der eingesetzten NAV-Version und den individuellen Anpassungen ab. Insbesondere ältere Versionen von Microsoft Dynamics NAV unterstützen die Erstellung normkonformer E-Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung häufig nicht oder nur eingeschränkt. Durch eine ergänzende Lösung lassen sich diese Funktionen jedoch oft nachrüsten, ohne das bestehende ERP-System austauschen zu müssen.
Unterstützt Microsoft Dynamics NAV das ZUGFeRD-Format?
Neuere ERP-Lösungen bieten teilweise eine Unterstützung für ZUGFeRD. Viele ältere Microsoft-Dynamics-NAV-Installationen verfügen jedoch nicht über entsprechende Funktionen. Mit einer geeigneten Erweiterung können ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus den bestehenden NAV-Prozessen erzeugt werden.
Kann Microsoft Dynamics NAV XRechnungen erstellen?
Viele ältere NAV-Versionen können XRechnungen nicht nativ erzeugen. Ob eine Unterstützung vorhanden ist, hängt von der eingesetzten Version sowie individuellen Entwicklungen ab. Unternehmen können fehlende Funktionen häufig durch eine integrierte Erweiterung ergänzen, ohne ihre bestehende ERP-Landschaft grundlegend zu verändern.
Muss ich wegen der E-Rechnung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central wechseln?
Nein. Die Einführung der E-Rechnung bedeutet nicht automatisch, dass ein Wechsel auf Microsoft Dynamics 365 Business Central erforderlich ist. Wenn das bestehende Microsoft Dynamics NAV die betrieblichen Prozesse zuverlässig unterstützt, kann eine Erweiterung zur Erstellung normkonformer E-Rechnungen häufig die wirtschaftlichere Lösung sein.
Können zusammen mit einer E-Rechnung auch weitere Dokumente versendet werden?
Ja. In vielen Geschäftsprozessen reicht die eigentliche Rechnung allein nicht aus. Leistungsnachweise, Prüfprotokolle, Sicherheitsdatenblätter oder andere Dokumente können gemeinsam mit der E-Rechnung bereitgestellt werden. Dadurch entsteht ein vollständiger digitaler Ausgangsrechnungsprozess ohne Medienbrüche.
Lassen sich bestehende Freigabeprozesse für Ausgangsrechnungen weiter nutzen?
Ja. Moderne Erweiterungen können vorhandene Freigabeprozesse in Microsoft Dynamics NAV sinnvoll ergänzen. Digitale Workflows mit Freigaben, Vertretungsregelungen, Eskalationen und einer vollständigen Prozesshistorie sorgen für transparente und nachvollziehbare Abläufe, ohne bewährte Prozesse grundlegend zu verändern.
Können E-Rechnungen aus Microsoft Dynamics NAV revisionssicher archiviert werden?
Ja. Eine integrierte Lösung kann die erzeugten E-Rechnungen einschließlich aller zugehörigen Dokumente revisionssicher archivieren. Gleichzeitig werden sämtliche Bearbeitungsschritte dokumentiert, sodass der gesamte Ausgangsrechnungsprozess jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Ist ein ERP-Wechsel immer die wirtschaftlichste Lösung?
Nicht unbedingt. Viele Unternehmen haben ihr Microsoft Dynamics NAV über Jahre hinweg individuell angepasst und optimal auf ihre Geschäftsprozesse abgestimmt. Ein ERP-Wechsel oder umfangreiches Upgrade kann deshalb mit erheblichen Kosten und Risiken verbunden sein. Häufig ist es wirtschaftlicher, das bestehende System gezielt um fehlende E-Rechnungsfunktionen zu erweitern und die vorhandenen Prozesse weiter zu nutzen.
Kein ERP-Wechsel erforderlich
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