Mit der Einführung der E-Rechnung rückt häufig die Erstellung einer XML-Datei in den Mittelpunkt. Im täglichen Geschäftsalltag endet der Prozess jedoch selten mit der eigentlichen Rechnung. Je nach Branche erwarten Kunden zusätzlich Leistungsnachweise, Sicherheitsdatenblätter, Prüfprotokolle oder andere Dokumente. Genau hier stoßen viele ERP- und Fakturasysteme an ihre Grenzen. Dieser Beitrag zeigt, warum der Versand kompletter Dokumentensätze heute wichtiger denn je ist.
Die Diskussion rund um die E-Rechnung konzentriert sich häufig auf die Frage, wie eine Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung erstellt werden kann. Tatsächlich ist dies jedoch nur ein Teil des gesamten Prozesses.
In vielen Unternehmen besteht eine Ausgangsrechnung aus deutlich mehr als dem eigentlichen Rechnungsdokument. Kunden benötigen zusätzliche Unterlagen, um Leistungen nachzuvollziehen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten oder interne Freigaben durchzuführen.
Je nach Branche gehören beispielsweise dazu:
Der Empfänger erwartet in der Regel einen vollständigen Dokumentensatz – nicht mehrere E-Mails oder nachträglich zugesandte Dateien.
Viele dieser Dokumente sind keineswegs "nice to have", sondern Bestandteil des eigentlichen Geschäftsprozesses.
Ein Maschinenbauer dokumentiert mit Prüfprotokollen die Qualität seiner Lieferung.
Ein Dienstleistungsunternehmen weist erbrachte Leistungen über unterschriebene Leistungsnachweise nach.
Ein Chemieunternehmen muss Sicherheitsdatenblätter bereitstellen.
Im Projektgeschäft gehören häufig Abnahmeprotokolle oder technische Dokumentationen zur Rechnung.
Fehlen diese Unterlagen oder werden sie verspätet zugestellt, entstehen unnötige Rückfragen. Im schlimmsten Fall verzögert sich sogar die Zahlungsfreigabe.
Die meisten ERP- oder Fakturasysteme konzentrieren sich auf die Erstellung der eigentlichen Rechnung.
Sobald weitere Dokumente gemeinsam versendet werden sollen, beginnt häufig ein manueller Prozess.
Typische Abläufe sehen dann so aus:
Je mehr Dokumente beteiligt sind, desto größer wird die Fehleranfälligkeit.
Nicht selten werden Anlagen vergessen, falsche Versionen verschickt oder Dokumente später nicht mehr vollständig archiviert.
Besonders Unternehmen mit vielen Ausgangsrechnungen unterschätzen den Aufwand dieses letzten Prozessschrittes.
Selbst wenn das Erstellen einer Rechnung automatisiert erfolgt, entsteht durch den manuellen Versand zusätzlicher Arbeitsaufwand.
Hinzu kommen Risiken wie:
Gerade bei mehreren hundert oder tausend Ausgangsrechnungen pro Monat summiert sich dieser Aufwand erheblich.
Mit der zunehmenden Digitalisierung erwarten Geschäftspartner vollständig digitale Prozesse.
Nicht nur die Rechnung selbst soll elektronisch vorliegen, sondern sämtliche zugehörigen Unterlagen.
Unternehmen profitieren davon gleich mehrfach:
Der eigentliche Mehrwert der Digitalisierung entsteht deshalb erst dann, wenn nicht nur einzelne Dokumente, sondern der komplette Vorgang digital verarbeitet wird.
Idealerweise entstehen Rechnung und Zusatzdokumente innerhalb eines durchgängigen Prozesses.
Dabei werden sämtliche Unterlagen automatisch zusammengeführt, gemeinsam versendet und anschließend revisionssicher archiviert.
Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar,
Genau diese Transparenz fehlt bei vielen manuellen Prozessen.
Unternehmen müssen hierfür nicht zwangsläufig ihre bestehende ERP-Landschaft austauschen.
Erweiterungen können den Versandprozess übernehmen und vorhandene ERP- oder Fakturasysteme ergänzen.
So lassen sich beispielsweise ZUGFeRD-Rechnungen gemeinsam mit allen erforderlichen Zusatzdokumenten erzeugen, versenden und revisionssicher archivieren.
Auch bestehende Prozesse bleiben dabei weitgehend erhalten, während der Versand deutlich effizienter wird.
Ein ganzheitlicher Versandprozess bietet Unternehmen deutlich mehr Vorteile als die reine Erstellung einer E-Rechnung.
Die Einführung der E-Rechnung endet nicht mit der Erstellung einer XML-Datei.
In der Praxis entscheidet vielmehr der vollständige Dokumentenprozess darüber, wie effizient Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen versenden können.
Wer Rechnung, Leistungsnachweise, Sicherheitsdatenblätter oder andere Anlagen gemeinsam verarbeitet, reduziert Fehlerquellen, spart Zeit und schafft gleichzeitig eine vollständige Dokumentation.
Lösungen wie das artner Business Center mit der Erweiterung zur Erstellung von Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format zeigen, wie sich bestehende ERP-Systeme um genau diesen Prozess ergänzen lassen – vom gemeinsamen Versand bis zur revisionssicheren Archivierung.
Erfahren Sie, wie sich bestehende ERP- und Fakturasysteme um einen durchgängigen Versandprozess für E-Rechnungen inklusive Zusatzdokumenten erweitern lassen – ohne bestehende Abläufe vollständig zu verändern.
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Gehören Zusatzdokumente zur E-Rechnung?
Die eigentliche E-Rechnung besteht aus den strukturierten Rechnungsdaten. In der Praxis werden jedoch häufig zusätzliche Dokumente wie Leistungsnachweise, Sicherheitsdatenblätter oder Prüfprotokolle gemeinsam mit der Rechnung benötigt.
Darf eine ZUGFeRD-Rechnung zusätzliche Anlagen enthalten?
Ja. Beim Versand einer ZUGFeRD-Rechnung können ergänzende Dokumente gemeinsam mit der Rechnung bereitgestellt werden. Welche Unterlagen erforderlich sind, hängt vom jeweiligen Geschäftsprozess und den Anforderungen des Kunden ab.
Warum unterstützen viele ERP-Systeme den Versand zusätzlicher Dokumente nur eingeschränkt?
Viele ERP-Systeme konzentrieren sich auf die Rechnungserstellung. Das Zusammenführen weiterer Dokumente, der gemeinsame Versand und die vollständige Archivierung gehören häufig nicht zum Standardumfang.
Welche Vorteile bietet ein gemeinsamer Versand aller Dokumente?
Ein vollständiger Dokumentensatz reduziert Rückfragen, beschleunigt die Rechnungsprüfung beim Kunden und minimiert Fehler durch vergessene oder fehlerhafte Anlagen.
Sollten Rechnung und Zusatzdokumente gemeinsam archiviert werden?
Ja. Werden sämtliche Dokumente gemeinsam revisionssicher archiviert, bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Unterlagen zu einer Ausgangsrechnung gehören und tatsächlich versendet wurden.
Unternehmen profitieren deutlich, wenn Rechnung und alle zugehörigen Dokumente gemeinsam verarbeitet werden:
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