Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht beschäftigen sich viele Unternehmen intensiv mit digitalen Rechnungsprozessen. Während häufig über den Empfang von E-Rechnungen gesprochen wird, gerät ein anderer Bereich oft in den Hintergrund: die Erstellung von Ausgangsrechnungen.
In der Praxis zeigt sich zunehmend, dass viele ERP-Systeme, Branchensoftwarelösungen und Eigenentwicklungen bei der Erzeugung normkonformer E-Rechnungen an ihre Grenzen stoßen. Hinzu kommen fehlende Freigabeprozesse, Medienbrüche zwischen Faktura und Buchhaltung sowie Schwierigkeiten beim Versand zusätzlicher Dokumente.
Dieser Beitrag beleuchtet typische Herausforderungen und zeigt, welche Anforderungen Unternehmen künftig an ihre Ausgangsrechnungsprozesse stellen sollten.
Viele Unternehmen gehen zunächst davon aus, dass die Umstellung auf E-Rechnungen lediglich eine technische Erweiterung ihrer bestehenden Fakturierung darstellt. In der Realität zeigt sich jedoch schnell, dass die Anforderungen deutlich umfangreicher sind.
Zwar können zahlreiche ERP-Systeme PDF-Rechnungen erzeugen, doch bei strukturierten E-Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder XRechnung endet die Standardfunktionalität häufig. Besonders betroffen sind ältere ERP-Versionen, branchenspezifische Lösungen oder individuell entwickelte Fakturierungssysteme.
Die Folge: Unternehmen müssen Zusatzlösungen implementieren, Prozesse manuell ergänzen oder sogar komplett neue Abläufe schaffen.
Ein häufiger Irrtum besteht darin, E-Rechnungen mit einer gewöhnlichen PDF-Datei gleichzusetzen.
Tatsächlich enthalten Formate wie ZUGFeRD strukturierte Rechnungsdaten, die von den Empfängersystemen automatisiert verarbeitet werden können. Die Rechnung muss dabei bestimmte technische und fachliche Anforderungen erfüllen, damit sie als normkonforme E-Rechnung anerkannt wird.
Viele Fakturierungssysteme wurden jedoch ursprünglich nicht für diese Anforderungen entwickelt. Die Erstellung entsprechender Rechnungen ist daher oft nur mit Zusatzentwicklungen oder kostenpflichtigen Erweiterungen möglich.
Besonders kritisch wird dies, wenn unterschiedliche Kunden verschiedene Anforderungen an die Rechnungsübermittlung stellen oder wenn Geschäftspartner explizit ZUGFeRD-Rechnungen verlangen.
In vielen Branchen besteht eine Rechnung nicht ausschließlich aus der eigentlichen Faktura.
Oft müssen weitere Dokumente mitgeliefert werden, beispielsweise:
Während die Rechnung selbst möglicherweise noch erzeugt werden kann, stoßen viele Systeme beim automatisierten Versand solcher Zusatzdokumente an ihre Grenzen.
Die Konsequenz sind manuelle Arbeitsschritte. Mitarbeiter müssen Dokumente zusammensuchen, Anhänge ergänzen und den Versand überwachen. Dadurch entstehen zusätzliche Aufwände und Fehlerquellen.
Gerade bei hohen Rechnungsvolumina oder komplexen Kundenanforderungen wird dieser Prozess schnell zum Engpass.
Ein weiterer Aspekt wird häufig unterschätzt: Nicht jede Ausgangsrechnung sollte unmittelbar nach ihrer Erstellung versendet werden.
Viele Unternehmen benötigen interne Kontrollmechanismen, beispielsweise:
Klassische Fakturierungslösungen bieten hierfür oftmals keine oder nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten.
Die Rechnung wird erstellt und direkt ausgegeben. Eine nachvollziehbare Dokumentation von Prüfungen, Freigaben oder Änderungen fehlt häufig vollständig.
Dadurch entstehen Risiken hinsichtlich Qualität, Nachvollziehbarkeit und Compliance.
In vielen Unternehmen endet der Rechnungsprozess mit der Erstellung der Ausgangsrechnung.
Für die Finanzbuchhaltung beginnt anschließend ein neuer Prozess.
Nicht selten werden Buchungsinformationen manuell übertragen oder in separaten Systemen verarbeitet. Dadurch entstehen doppelte Datenhaltung, zusätzlicher Abstimmungsaufwand und erhöhte Fehleranfälligkeit.
Besonders problematisch wird dies bei:
Je mehr Systeme beteiligt sind, desto größer wird der Aufwand für Konsistenz und Nachvollziehbarkeit.
Die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung macht deutlich, dass Unternehmen ihre Ausgangsrechnungsprozesse nicht isoliert betrachten sollten.
Entscheidend ist nicht nur die Frage:
„Kann mein System eine E-Rechnung erzeugen?“
Viel wichtiger ist:
„Wie effizient läuft der gesamte Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Archivierung?“
Ein zukunftsfähiger Prozess umfasst unter anderem:
Erst das Zusammenspiel dieser Bausteine ermöglicht einen durchgängigen digitalen Prozess.
Gerade mittelständische Unternehmen stehen häufig vor dem Problem, dass ihre Kernanwendung zwar die branchenspezifischen Anforderungen hervorragend abbildet, moderne E-Rechnungsprozesse jedoch nur eingeschränkt unterstützt.
Ein Austausch der gesamten Lösung ist oftmals weder wirtschaftlich noch organisatorisch sinnvoll.
Deshalb setzen viele Unternehmen auf ergänzende Lösungen, die bestehende Systeme erweitern und fehlende Funktionen bereitstellen, ohne die vorhandene ERP- oder Branchensoftware ersetzen zu müssen.
Dadurch lassen sich moderne E-Rechnungsanforderungen umsetzen, während die etablierte Systemlandschaft erhalten bleibt.
Moderne Dokumenten- und Rechnungsprozesse müssen heute deutlich mehr leisten als die reine Erstellung einer Rechnung.
Erweiterungen können beispielsweise:
Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess, ohne dass bestehende ERP-Systeme vollständig ersetzt werden müssen.
Im Umfeld des artner Business Centers steht hierfür beispielsweise die Erweiterung zur Erstellung von Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format zur Verfügung. Sie ergänzt bestehende Systemlandschaften um die erforderlichen Funktionen und unterstützt Unternehmen dabei, E-Rechnungsanforderungen praxisgerecht umzusetzen.
Unternehmen, die ihre Ausgangsrechnungsprozesse frühzeitig modernisieren, profitieren nicht nur von der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.
Sie schaffen gleichzeitig die Grundlage für:
Die eigentliche Herausforderung liegt daher nicht in der E-Rechnung selbst, sondern in der intelligenten Integration aller Prozessschritte rund um die Ausgangsrechnung.
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Nein. Viele ERP-Systeme können zwar PDF-Rechnungen erzeugen, unterstützen jedoch keine normkonformen E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung. Besonders ältere ERP-Versionen, Branchensoftwarelösungen oder Eigenentwicklungen stoßen hier häufig an ihre Grenzen. Oft sind zusätzliche Erweiterungen oder externe Lösungen erforderlich.
Eine PDF-Rechnung ist in erster Linie für Menschen lesbar. Eine E-Rechnung enthält zusätzlich strukturierte Daten, die von Software automatisch verarbeitet werden können. Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung ermöglichen dadurch eine weitgehend automatisierte Weiterverarbeitung beim Empfänger.
Ja. In vielen Fällen müssen neben der Rechnung weitere Dokumente wie Leistungsnachweise, Lieferscheine, Sicherheitsdatenblätter oder Projektberichte mitgeliefert werden. Allerdings unterstützen nicht alle Fakturierungssysteme das automatische Anhängen und Versenden solcher Dokumente. Dadurch entstehen häufig manuelle Arbeitsschritte.
In vielen Unternehmen ja. Insbesondere bei größeren Rechnungsbeträgen, Projektabrechnungen oder komplexen Leistungsnachweisen sind Prüf- und Freigabeprozesse sinnvoll. Sie sorgen für mehr Qualität, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit vor dem Versand der Rechnung. Viele klassische Fakturierungslösungen bieten hierfür jedoch keine ausreichenden Funktionen.
Von einem Medienbruch spricht man, wenn Informationen zwischen verschiedenen Systemen manuell übertragen werden müssen. Beispielsweise wird die Rechnung in einem Fakturierungssystem erstellt, während die Verbuchung in einer separaten Finanzbuchhaltung erfolgt. Solche Medienbrüche verursachen zusätzlichen Aufwand und erhöhen das Risiko von Fehlern.
Nicht zwingend. Viele Unternehmen erweitern ihre bestehende ERP- oder Branchensoftware um zusätzliche Funktionen für die Erstellung, Freigabe, den Versand und die Archivierung von E-Rechnungen. Dadurch können bestehende Systeme weiter genutzt werden, während gleichzeitig moderne Anforderungen erfüllt werden.
ZUGFeRD kombiniert eine visuell lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten. Dadurch profitieren sowohl Menschen als auch Software von der Rechnung. Unternehmen können gesetzliche Anforderungen erfüllen, Prozesse automatisieren und ihren Geschäftspartnern eine moderne, standardisierte Rechnungsübermittlung anbieten.
Ein zukunftsfähiger Prozess umfasst mehr als die reine Rechnungserstellung. Dazu gehören die Erzeugung normkonformer E-Rechnungen, die Einbindung zusätzlicher Dokumente, digitale Freigabeprozesse, automatisierter Versand, revisionssichere Archivierung sowie die Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme. Nur so entsteht ein durchgängiger und effizienter Prozess ohne Medienbrüche.
Unternehmen sollten nicht nur prüfen, ob ihr System ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen kann. Entscheidend ist, ob der gesamte Prozess von der Erstellung über Freigabe, Versand und Archivierung bis zur Verbuchung digital und medienbruchfrei funktioniert. Wer diese Prozesse frühzeitig modernisiert, schafft die Grundlage für effizientere Finanzabläufe und zukünftige Automatisierungspotenziale.
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