Die Einführung der E-Rechnungspflicht sorgt in vielen Unternehmen für Handlungsbedarf. Besonders bei Ausgangsrechnungen zeigt sich häufig, dass bestehende ERP-Systeme, Branchensoftwarelösungen oder Eigenentwicklungen die neuen Anforderungen nicht vollständig erfüllen. Schnell entsteht die Frage, ob ein ERP-Upgrade oder sogar ein kompletter Systemwechsel notwendig wird.
Doch genau hier lohnt sich ein genauer Blick. Denn die fehlende Fähigkeit zur Erstellung von E-Rechnungen betrifft oftmals nur einen einzelnen Teilprozess. Ein vollständiger Austausch der bestehenden Systemlandschaft ist deshalb häufig weder wirtschaftlich noch organisatorisch die beste Lösung.
Dieser Beitrag zeigt, warum Unternehmen an ihren bestehenden Systemen festhalten, welche Risiken ERP-Wechsel mit sich bringen und welche Alternativen es gibt, um E-Rechnungen für Ausgangsrechnungen effizient umzusetzen.
ERP-Systeme gehören zu den kritischsten Anwendungen eines Unternehmens. Sie steuern zentrale Geschäftsprozesse, verwalten Stammdaten und bilden häufig über Jahre gewachsene Abläufe ab.
Viele Unternehmen arbeiten deshalb bewusst mit Lösungen, die bereits seit langer Zeit im Einsatz sind. Nicht, weil sie Veränderungen grundsätzlich vermeiden möchten, sondern weil die bestehenden Systeme zuverlässig funktionieren und tief in die Organisation integriert sind.
Gerade in mittelständischen Unternehmen finden sich häufig individuelle Anpassungen, spezielle Schnittstellen oder branchenspezifische Prozesse, die über viele Jahre entstanden sind. Diese Strukturen lassen sich nicht ohne Weiteres in ein neues System übertragen.
Hinzu kommt, dass die Anforderungen rund um die E-Rechnung oftmals nur einen kleinen Teilbereich betreffen: die Erstellung von Ausgangsrechnungen in einem standardisierten elektronischen Format.
Die zentrale Frage lautet daher nicht zwangsläufig:
„Brauchen wir ein neues ERP-System?“
Sondern vielmehr:
„Wie können wir die fehlende Funktion wirtschaftlich sinnvoll ergänzen?“
Ein ERP-Wechsel ist weit mehr als die Einführung einer einzelnen Funktion.
Sobald ein Unternehmen sich für einen Systemwechsel entscheidet, müssen zahlreiche weitere Themen betrachtet werden:
Selbst bei kleineren ERP-Projekten entstehen schnell erhebliche Aufwände, die weit über das ursprüngliche Problem hinausgehen.
Die Einführung einer E-Rechnungsfunktion wird dadurch häufig zum Auslöser eines Projekts, dessen Umfang ursprünglich gar nicht geplant war.
Auch wenn kein vollständiger ERP-Wechsel erfolgt, können größere Versionssprünge erhebliche Investitionen nach sich ziehen.
Insbesondere bei älteren Installationen stellt sich oft heraus, dass ein Upgrade weitere Anpassungen erforderlich macht:
Neue Oberflächen müssen erlernt werden, bestehende Anpassungen funktionieren nicht mehr, Schnittstellen müssen aktualisiert werden und individuelle Prozesse werden teilweise neu gestaltet.
Neben den direkten Projektkosten entstehen häufig zusätzliche Belastungen durch interne Ressourcen. Fachabteilungen müssen Zeit für Tests, Schulungen und Abstimmungen aufbringen – Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt.
Gerade bei Themen wie der E-Rechnung stellt sich deshalb die Frage, ob der Nutzen eines umfassenden Upgrades tatsächlich im Verhältnis zum Aufwand steht.
Bei vielen Unternehmen funktionieren die bestehenden Prozesse rund um die Ausgangsrechnungen grundsätzlich sehr gut.
Die Rechnungen werden erstellt, geprüft und versendet. Kunden erhalten korrekte Belege, Buchungen werden verarbeitet und die Datenqualität stimmt.
Das eigentliche Problem liegt häufig ausschließlich im Ausgabeformat.
Die Rechnung kann zwar als PDF erstellt werden, erfüllt aber nicht die Anforderungen moderner E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung.
Damit wird deutlich:
Nicht der gesamte Rechnungsprozess muss ersetzt werden. Es fehlt lediglich ein Baustein innerhalb dieses Prozesses.
Genau deshalb betrachten viele Unternehmen heute gezielt Erweiterungslösungen, die bestehende Systeme ergänzen, anstatt sie vollständig auszutauschen.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen muss nicht zwangsläufig mit einem Komplettaustausch der Systemlandschaft verbunden sein.
Moderne Integrations- und Erweiterungslösungen ermöglichen es häufig, fehlende Funktionen gezielt nachzurüsten und gleichzeitig bestehende Investitionen zu schützen.
Der Vorteil liegt auf der Hand:
Die vorhandene ERP-Landschaft bleibt erhalten, während einzelne Anforderungen ergänzt werden.
Dadurch können Unternehmen Schritt für Schritt modernisieren, ohne laufende Prozesse grundlegend zu verändern.
Besonders bei der E-Rechnung bietet dieser Ansatz erhebliche Vorteile, da sich die Anforderungen klar eingrenzen lassen.
Microsoft Dynamics NAV
Viele Unternehmen arbeiten noch mit älteren NAV-Versionen, die zuverlässig laufen und individuell angepasst wurden.
Ein Upgrade auf aktuelle Versionen kann technisch möglich sein, ist jedoch häufig mit erheblichen Projektaufwänden verbunden. Für die reine Erstellung von E-Rechnungen erscheint dieser Weg oft unverhältnismäßig.
Sage-Systeme
Auch bei Sage-Lösungen sind häufig ältere Installationen im Einsatz, die sämtliche Geschäftsprozesse unterstützen, jedoch keine modernen E-Rechnungsformate erzeugen.
Hier stellt sich regelmäßig die Frage, ob eine punktuelle Erweiterung wirtschaftlicher ist als ein umfangreiches Upgrade-Projekt.
Branchensoftware und Fachverfahren
Insbesondere in der Sozialwirtschaft, Immobilienwirtschaft oder bei Versorgungsunternehmen kommen spezialisierte Fachverfahren zum Einsatz.
Diese Systeme sind exakt auf die jeweiligen Branchenanforderungen zugeschnitten. Ein Austausch wäre häufig deutlich aufwendiger als die Ergänzung einzelner Funktionen.
Eigenentwicklungen
Viele Unternehmen verfügen über selbst entwickelte Fakturierungslösungen oder gewachsene Individualsysteme.
Diese Anwendungen erfüllen ihre Kernaufgaben oft zuverlässig, wurden jedoch zu einer Zeit entwickelt, in der E-Rechnungsstandards noch keine Rolle spielten.
Gerade hier bieten ergänzende Lösungen häufig einen pragmatischen Weg zur Umsetzung neuer Anforderungen.
IT-Investitionen werden heute stärker denn je unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten bewertet.
Unternehmen möchten vorhandene Systeme möglichst lange sinnvoll nutzen und Investitionen gezielt dort tätigen, wo tatsächlich Handlungsbedarf besteht.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bedeutet deshalb nicht automatisch, dass bestehende ERP-Systeme ihren Nutzen verloren haben.
Oft genügt es, einzelne Funktionen zu ergänzen und bestehende Prozesse weiterzuentwickeln.
Dieser Ansatz ermöglicht eine schrittweise Digitalisierung, reduziert Projektrisiken und schafft gleichzeitig die notwendige Zukunftssicherheit.
Für viele Unternehmen besteht die sinnvollste Lösung darin, die Erstellung von E-Rechnungen als ergänzenden Prozessschritt zu betrachten.
Die bestehende Fakturierung bleibt unverändert bestehen. Die Rechnung wird weiterhin im vertrauten ERP-System erstellt. Anschließend erfolgt die Aufbereitung in ein normgerechtes E-Rechnungsformat wie ZUGFeRD oder XRechnung.
Dadurch lassen sich regulatorische Anforderungen erfüllen, ohne bestehende Arbeitsweisen grundlegend zu verändern.
Ein Beispiel für einen solchen Ansatz ist die Erweiterung zur Erstellung von Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format innerhalb des artner Business Centers. Sie ermöglicht Unternehmen, bestehende Systeme weiterhin zu nutzen und gleichzeitig die Anforderungen an elektronische Ausgangsrechnungen umzusetzen.
Die Einführung der E-Rechnung stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Doch fehlende Funktionen zur Erstellung elektronischer Ausgangsrechnungen bedeuten nicht automatisch, dass ein ERP-Wechsel notwendig wird.
In vielen Fällen betrifft die Anforderung lediglich einen einzelnen Teilprozess. Statt hohe Investitionen in Systemwechsel oder umfangreiche Upgrades zu tätigen, kann es wirtschaftlicher sein, bestehende Systeme gezielt zu erweitern.
Wer Investitionsschutz, Projektrisiken und Ressourcen berücksichtigt, wird häufig feststellen: Der kürzeste Weg zur E-Rechnung führt nicht zwangsläufig über ein neues ERP-System.
Unternehmen, die bestehende ERP-Systeme gezielt ergänzen statt ersetzen, profitieren häufig mehrfach:
Gerade bei Anforderungen rund um elektronische Ausgangsrechnungen kann dieser Ansatz eine wirtschaftlich attraktive Alternative zum Komplettaustausch der Systemlandschaft darstellen.
Sie möchten prüfen, ob Ihr bestehendes ERP-System für die Erstellung von E-Rechnungen erweitert werden kann?
Unsere Experten analysieren gemeinsam mit Ihnen die vorhandene Systemlandschaft und zeigen auf, welche Möglichkeiten für eine wirtschaftliche Umsetzung bestehen.
👉 Jetzt unverbindlich beraten lassen
Muss ich wegen der E-Rechnungspflicht mein ERP-System austauschen?
Nein. In vielen Fällen ist ein ERP-Wechsel nicht erforderlich. Die Anforderungen an elektronische Ausgangsrechnungen betreffen häufig nur einen einzelnen Teilprozess – nämlich die Erstellung der Rechnung in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Oft lassen sich fehlende Funktionen durch Erweiterungen oder ergänzende Lösungen nachrüsten, ohne das bestehende ERP-System auszutauschen.
Kann ich ein älteres ERP-System weiterhin nutzen?
Ja. Viele Unternehmen arbeiten erfolgreich mit älteren ERP-Versionen, die ihre Geschäftsprozesse zuverlässig unterstützen. Solange das System die fachlichen Anforderungen erfüllt, kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, die bestehende Lösung weiter zu nutzen und lediglich die fehlende E-Rechnungsfunktion zu ergänzen.
Welche Risiken bringt ein ERP-Wechsel mit sich?
Ein ERP-Wechsel ist meist ein umfangreiches Projekt, das weit über die Einführung einer einzelnen Funktion hinausgeht. Typische Herausforderungen sind die Migration von Stammdaten, die Anpassung von Schnittstellen, Schulungen der Mitarbeitenden sowie mögliche Auswirkungen auf bestehende Prozesse. Zudem können Zeit- und Kostenaufwände deutlich höher ausfallen als ursprünglich geplant.
Ist ein ERP-Upgrade die bessere Alternative?
Das hängt von der jeweiligen Ausgangssituation ab. Ein Upgrade kann sinnvoll sein, wenn ohnehin eine Modernisierung der ERP-Landschaft geplant ist. Geht es jedoch ausschließlich um die Erstellung von E-Rechnungen, sollten Unternehmen prüfen, ob eine gezielte Erweiterung wirtschaftlicher und schneller umsetzbar ist.
Können bestehende Individualanpassungen erhalten bleiben?
In vielen Fällen ja. Gerade bei langjährig eingesetzten ERP-Systemen wurden häufig individuelle Prozesse, Schnittstellen oder Auswertungen entwickelt. Durch eine ergänzende Lösung können diese Anpassungen meist unverändert weiter genutzt werden, während gleichzeitig die Anforderungen an elektronische Ausgangsrechnungen erfüllt werden.
Was ist der Vorteil einer modularen Erweiterung?
Modulare Erweiterungen konzentrieren sich gezielt auf die fehlende Funktion. Unternehmen müssen ihre bestehende Systemlandschaft nicht grundlegend verändern und profitieren von kürzeren Einführungszeiten, geringeren Investitionskosten und einem reduzierten Projektrisiko. Gleichzeitig bleibt die Möglichkeit erhalten, weitere Digitalisierungsschritte zu einem späteren Zeitpunkt umzusetzen.
Können auch Branchensoftware und Fachverfahren E-Rechnungen erzeugen?
Ja, auch wenn die eingesetzte Branchensoftware selbst keine E-Rechnungen erstellen kann. In vielen Fällen lassen sich Ausgangsrechnungen aus Fachverfahren oder spezialisierten Branchenlösungen über ergänzende Systeme in ein normgerechtes E-Rechnungsformat überführen.
Wie sieht das bei Eigenentwicklungen aus?
Eigenentwicklungen erfüllen häufig exakt die Anforderungen eines Unternehmens, wurden jedoch oftmals vor Einführung der aktuellen E-Rechnungsstandards entwickelt. Statt die Anwendung vollständig neu zu entwickeln, kann es sinnvoll sein, die Erstellung von ZUGFeRD- oder XRechnungen über eine zusätzliche Komponente abzubilden.
Welche E-Rechnungsformate sind für Ausgangsrechnungen relevant?
In Deutschland spielen insbesondere ZUGFeRD und XRechnung eine wichtige Rolle. Beide Formate ermöglichen eine strukturierte elektronische Verarbeitung von Rechnungsdaten. Welche Variante erforderlich ist, hängt von den Anforderungen der jeweiligen Geschäftspartner und Einsatzszenarien ab.
Wie finde ich heraus, ob mein bestehendes System erweitert werden kann?
Der erste Schritt ist eine Analyse der aktuellen Systemlandschaft. Dabei wird geprüft, wie Ausgangsrechnungen heute erstellt werden, welche Formate unterstützt werden und an welcher Stelle die Anforderungen an E-Rechnungen nicht erfüllt werden. Auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, ob eine Erweiterung möglich und wirtschaftlich sinnvoll ist.
Ist eine schrittweise Digitalisierung sinnvoller als ein Komplettaustausch?
Für viele Unternehmen ja. Eine schrittweise Modernisierung reduziert Risiken, schützt bestehende Investitionen und ermöglicht es, neue Anforderungen gezielt umzusetzen. Statt sämtliche Systeme auf einmal zu ersetzen, können einzelne Prozesse nach und nach digitalisiert und optimiert werden. Dadurch bleibt die Organisation handlungsfähig und Veränderungen lassen sich besser steuern.
Unternehmen stehen bei neuen gesetzlichen Anforderungen häufig vor der Frage, ob bestehende Systeme noch zukunftsfähig sind. Gerade bei der Erstellung von E-Rechnungen für Ausgangsrechnungen zeigt sich jedoch oft, dass nicht die gesamte ERP-Landschaft erneuert werden muss. Wer bestehende Prozesse gezielt erweitert, kann regulatorische Anforderungen erfüllen, Investitionen schützen und Projektrisiken deutlich reduzieren. So entsteht ein pragmatischer Weg zur Digitalisierung – ohne unnötige Systemwechsel.
.jpg)
.jpg)
