Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format auszustellen. Das vorgestellte Feature ermöglicht die automatisierte Erstellung von ZUGFeRD-Ausgangsrechnungen auf Basis bestehender Rechnungsdaten – auch bei ERP-Systemen ohne native Unterstützung.
Elektronische Rechnungen entwickeln sich zunehmend zum verbindlichen Standard im Geschäftsverkehr. Für Unternehmen bedeutet das vor allem bei Ausgangsrechnungen steigende Anforderungen an Struktur, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Konformität. Gleichzeitig stoßen viele bestehende ERP-Systeme an ihre Grenzen, wenn es um die Erstellung strukturierter E-Rechnungen geht. Das hier vorgestellte Feature setzt genau an dieser Stelle an und ermöglicht die automatisierte, normkonforme Erstellung von ZUGFeRD-Ausgangsrechnungen auf Basis vorhandener Rechnungsdaten – ohne grundlegende Änderungen an der bestehenden Systemlandschaft.
Mit Blick auf die gesetzlichen Vorgaben gewinnt die Ausstellung elektronischer Rechnungen weiter an Bedeutung. Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format auszustellen. Während sich viele Initiativen bislang auf den Umgang mit Eingangsrechnungen konzentrieren, rücken damit auch Ausgangsrechnungen stärker in den Fokus.
Gerade hier zeigt sich in der Praxis eine Herausforderung: Zahlreiche ERP-Systeme – insbesondere ältere Versionen – unterstützen weder das ZUGFeRD-Format noch die strukturierte Übergabe zusätzlicher rechnungsrelevanter Dokumente. Unternehmen stehen damit vor der Aufgabe, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, ohne ihre gewachsenen Systemlandschaften vollständig ersetzen zu müssen.
Das Feature zur Erstellung von ZUGFeRD-Ausgangsrechnungen versteht sich als gezielte Erweiterung bestehender ERP- und Vorsysteme. Ziel ist es, vorhandene Rechnungsdaten weiterzuverwenden, diese normkonform aufzubereiten und nahtlos in die nachgelagerten Prozesse zu integrieren.
Auf diese Weise lassen sich elektronische Ausgangsrechnungen gemäß ZUGFeRD-Standard erzeugen und weiterverarbeiten, ohne tief in bestehende Systeme eingreifen zu müssen.
Die Grundlage für die Erstellung der ZUGFeRD-Ausgangsrechnung bilden die im Vorsystem vorhandenen Rechnungsinformationen. Neben dem eigentlichen Rechnungs-PDF werden auch die zugehörigen strukturierten Metadaten übernommen, die für die buchhalterische Weiterverarbeitung erforderlich sind. Diese Informationen werden gebündelt bereitgestellt und bilden die Basis für den weiteren Prozess.
Auf dieser Grundlage wird eine ZUGFeRD-konforme Rechnung erzeugt. Die strukturierten Rechnungsdaten werden dabei in Form einer XML-Datei direkt in das PDF eingebettet. Das Ergebnis ist ein Dokument, das sowohl für den Menschen lesbar als auch maschinell auswertbar ist und den geltenden gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Ergänzend können bei Bedarf weitere rechnungsrelevante Unterlagen angebunden werden, wie etwa:
Die fertige Ausgangsrechnung wird anschließend automatisiert an artner Invoice übergeben. Dort wird sie im Rahmen eines individuell definierten Workflows weiterverarbeitet. Abhängig von der Ausgestaltung dieses Workflows kann aus den Rechnungsdaten ein Buchungssatz generiert und die Rechnung in der Finanzbuchhaltung verbucht werden. Manuelle Prüfschritte oder Freigaben lassen sich dabei gezielt einbinden und an die jeweiligen fachlichen und organisatorischen Anforderungen anpassen.
Das Feature richtet sich insbesondere an Unternehmen, die ihre Ausgangsrechnungsprozesse an die kommenden gesetzlichen Anforderungen anpassen möchten, ohne ihre ERP-Landschaft grundlegend zu verändern. Typische Einsatzszenarien ergeben sich unter anderem bei ERP-Systemen ohne native ZUGFeRD-Unterstützung oder bei Umgebungen, in denen zusätzliche Dokumente gemeinsam mit der Rechnung versendet werden müssen.
Auch für Unternehmen, die sich frühzeitig auf die verpflichtende Ausstellung elektronischer Rechnungen ab dem 01.01.2027 vorbereiten möchten, bietet das Feature eine strukturierte und praxistaugliche Lösung.
Das Feature zur Erstellung von Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format ermöglicht es Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse schrittweise und kontrolliert an die gesetzlichen Vorgaben anzupassen. Bestehende ERP-Systeme können weiter genutzt werden, während gleichzeitig eine normkonforme und workflowgestützte Verarbeitung elektronischer Ausgangsrechnungen sichergestellt wird.
Muss mein ERP-System das ZUGFeRD-Format unterstützen?
Nein. Das Feature ergänzt bestehende ERP- oder Vorsysteme und nutzt vorhandene Rechnungsdaten, um daraus ZUGFeRD-konforme Ausgangsrechnungen zu erzeugen. Eine native Unterstützung im ERP ist nicht erforderlich.
Welche Rolle spielen Workflows bei der Verarbeitung der Ausgangsrechnung?
Die Verarbeitung erfolgt über individuell definierte Workflows. Je nach Ausgestaltung können automatische Schritte, manuelle Prüfungen oder Freigaben sowie die Übergabe an die Finanzbuchhaltung vorgesehen sein.
Können zusätzliche Dokumente gemeinsam mit der Rechnung verarbeitet werden?
Ja. Ergänzende Unterlagen wie Sicherheitsdatenblätter oder Leistungsverzeichnisse können gemeinsam mit der Ausgangsrechnung angebunden und weiterverarbeitet werden.
Ist das Feature bereits auf die gesetzlichen Anforderungen ab 01.01.2027 ausgelegt?
Ja. Das Feature unterstützt die Erstellung strukturierter elektronischer Rechnungen und ermöglicht eine frühzeitige Vorbereitung auf die verpflichtende Ausstellung elektronischer Rechnungen ab dem 01.01.2027.
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