Aufgabenflut, Fristendruck, Skonto-Verlust?

Wer täglich Dutzende Rechnungen prüft, freigibt und verarbeitet, kennt das Problem: Sobald Aufgaben nicht klar priorisiert oder rechtzeitig bearbeitet werden, geraten Zahlungsfristen aus dem Blick. Die Folge: Skonto geht verloren, Mahnkosten drohen oder wichtige Zahlungen werden unnötig spät ausgeführt.

Dabei lassen sich diese Verluste einfach vermeiden – mit einem intelligenten Fristenmanagement.

Warum Skontoausnutzung bares Geld spart

Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahler – typischerweise 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Was nach Kleingeld klingt, summiert sich schnell:

Beispiel: Bei 500.000 € Jahresumsatz mit 2 % Skonto-Einsparung sparen Sie 10.000 € – ganz ohne Preisverhandlung.

Trotzdem lassen viele Unternehmen dieses Potenzial ungenutzt. Der Grund: Rechnungen bleiben zu lange unbearbeitet, werden nach dem „Wer zuerst ruft“-Prinzip abgearbeitet oder in komplexen Freigabeprozessen verzögert.

Status Quo in vielen Unternehmen: Typische Gründe für Fristversäumnisse

• Keine einheitliche Priorisierung nach Zahlungsbedingungen
• Bearbeitungsstaus in Fachabteilungen oder Urlaubsvertretungen
• Kein zentrales Aufgabenmonitoring
• Fehlende Warnmechanismen vor Fristablauf

Das Ergebnis: Skonto wird verschenkt, Mahnkosten steigen, die Liquiditätssteuerung leidet.

Die Lösung: Automatisiertes Fristenmanagement mit Eskalation

Mit artner Invoice ist die zeitgerechte Bearbeitung kein Zufall mehr. Die integrierte Eskalationsfunktion sorgt dafür, dass Aufgaben nicht liegen bleiben – und Skonto-Fristen zuverlässig eingehalten werden:‍

• Aufgabenüberwachung in Echtzeit: Alle Rechnungen werden nach festgelegten Regeln automatisch priorisiert.‍
• Dringlichkeit nach Zahlungsbedingungen: Skontofähige Rechnungen erhalten automatisch höhere Priorität als Lastschrift-Belege oder Zahlungsziele mit längerer Frist.
• Transparenz auf einen Blick: Die verantwortlichen Mitarbeitenden sehen jederzeit, welche Aufgaben zuerst zu bearbeiten sind.
• Automatische Erinnerung & Eskalation: Bleibt eine Aufgabe unbearbeitet, wird sie eskaliert – zuerst an definierte Sachbearbeiter:innen, bei Bedarf an nachgelagerte Stellen.

Drei typische Anwendungsfälle aus der Praxis

1. Rechnungsprüfung in der Buchhaltung
   Ein Beleg verbleibt zu lange auf dem Prüfknoten. Nach 5 Tagen erfolgt die erste Eskalation. Erfolgt keine Bearbeitung, wird automatisch ein zweiter Benutzer zur Bearbeitung benachrichtigt.
2. Skontofristen im Blick bei Monatsabschluss
   Gerade vor Stichtagen steigt das Belegaufkommen. Mit der Eskalation gehen skontorelevante Rechnungen nicht unter, sondern werden priorisiert und fristgerecht bezahlt.
3. Urlaubsvertretung ohne Reibungsverluste
   Fällt eine verantwortliche Person aus, greift die Eskalationsregel automatisch und leitet die Aufgabe an die nächsthöhere Instanz weiter – ohne manuelles Eingreifen.

Zusammenspiel mit dem artner Business Center

Die Eskalationslogik zeigt ihre Stärke im Zusammenspiel mit weiteren Erweiterungen des artner Business Centers:

• artner Contract: Vertragsrechnungen mit fixen Zahlungszielen lassen sich gezielt in Eskalationen einbinden.
• artner Documents: Auch andere Frist-Dokumente (z. B. Wiedervorlagen oder Genehmigungen) profitieren von automatischer Eskalation.

Fazit: Skonto sichern, Prozesse beschleunigen, Überblick behalten

Mit dem Eskalationsfeature in artner Invoice holen Sie das Beste aus Ihren Zahlungsbedingungen heraus – ganz ohne zusätzliche Module oder manuelle Nachverfolgung. Die intelligente Aufgabenpriorisierung sorgt dafür, dass keine Frist übersehen wird und Rechnungen pünktlich bearbeitet werden.

Nutzen Sie Ihre Skonto-Chancen konsequent aus.

‍Gerne zeigen wir Ihnen in einem unverbindlichen Beratungsgespräch, wie Sie mit artner Invoice Fristen zuverlässig einhalten und Ihre Prozesse messbar verbessern.

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FAQ: Häufige Fragen zur Eskalation in artner Invoice

Wie werden Eskalationsstufen definiert?
Über klare Zeitregeln im Workflow. Beispiel: Nach X Tagen ohne Bearbeitung wird Person Y benachrichtigt. Optional weitere Stufe.

Ist die Funktion zusätzlich buchbar?
Nein. Die Eskalationslogik ist Teil von artner Invoice und damit direkt einsetzbar.

Was passiert bei verspäteter Reaktion?
Die Eskalationserinnerung bleibt bestehen, bis eine Reaktion erfolgt oder der Beleg bearbeitet wird. Es wird nichts vergessen.

Kann ich unterschiedliche Regeln für verschiedene Belegarten definieren?
Ja. Eskalationsstufen lassen sich differenziert nach Workflow, Fristen und Benutzergruppen steuern.