1. Warum AP‑Automation im E‑Commerce besonders komplex ist

Der E‑Commerce ist ein anspruchsvolles Umfeld für das Rechnungswesen: Tägliche Warenbewegungen, viele Lieferanten, hohe Volumen – und dazu Retouren, Gutschriften, Teilrechnungen und Lieferverzögerungen. Das macht standardisierte Automatisierung schwierig. Trotzdem versuchen viele Anbieter, mit "One-size-fits-all"-Lösungen zu arbeiten – mit ernüchternden Ergebnissen.

2. Typische Fehler und Barrieren bei der AP‑Automatisierung im Onlinehandel

74 % aller AP-Prozesse sind nur teilautomatisiert. Vollständige Automatisierung gelingt nur 5 % der Unternehmen (acarp-edu.org). Woran liegt das?

Fehlerquelle 1: Starre Tools ohne E‑Commerce-Bezug

Viele Lösungen bilden den Einkaufsprozess von Industrieunternehmen ab – aber nicht die Realität im Onlinehandel. Teillieferungen, mehrstufige Bestellungen, Retouren und Ratenzahlungen sind dort Alltag – und für viele Systeme ein Problem.

Fehlerquelle 2: Medienbrüche und fehlende Integration

Oft fehlt die direkte Anbindung an Online-Shops, Lager oder Wareneingangsbuchungen im ERP. Das zwingt Mitarbeitende zur manuellen Prüfung – mit Folgen: bis zu 30 % der Belege müssen im Einzelhandel manuell bearbeitet werden (yokoy.io).

Fehlerquelle 3: Kein Abgleich mit Wareneingang

Rechnungen treffen häufig vor dem Wareneingang ein. Ohne automatisierten Abgleich kommt es zu Fehleingaben, Rückfragen und verzögerten Zahlungen – oft mit Skontoverlusten.

Fehlerquelle 4: Risiko für Betrug und Fehler

38 % aller Betrugsfälle entstehen im Umfeld der Kreditorenbuchhaltung (tax1099.com). Unklare Prüfprozesse, fehlende Workflows und fehlende Nachvollziehbarkeit erhöhen das Risiko – besonders bei wachstumsstarken E‑Commerce-Plattformen.

Fehlerquelle 5: Zu hoher Implementierungsaufwand

Selbst gute Systeme scheitern oft an der Einführung: Fehlende Standardschnittstellen, unklare Verantwortlichkeiten oder hohe Kosten bremsen Projekte aus. Viele Händler bleiben so in teuren, ineffizienten Zwischenlösungen gefangen.

3. artner Invoice – warum unsere Lösung nicht an diesen Punkten scheitert

Praxisbeispiel: reifen.com GmbH
Einer unserer Kunden, die reifen.com GmbH, setzt artner Invoice erfolgreich zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen im E-Commerce ein – inklusive OP-Abgleich, Dunkelbuchung und workflowbasierter Zahlungsfreigabe. Das Ergebnis: Hohe Prozesssicherheit bei hohem Belegvolumen.

Praxisbeispiel: H&S Bike-Discount GmbH
Auch H&S Bike-Discount profitiert von der automatisierten Belegprüfung – insbesondere bei Rücklieferungen, Lieferscheinzuordnung und mehrstufigen Bestellungen. Die Lösung unterstützt hier eine durchgängige und skalierbare Rechnungsbearbeitung.

• Echt E‑Commerce-tauglich: Bestellzeilen, Gutschriften, Teilrechnungen, Retouren – artner Invoice verarbeitet komplexe Vorgänge automatisiert.
• Medienbruchfrei: Dank direkter Anbindung an Online-Shops, ERP-Systeme und Microsoft Dynamics gelingt der durchgängige Rechnungsprozess ohne manuelle Zwischenschritte.
• Wareneingangsabgleich integriert: Rechnungen werden automatisch mit dem Wareneingang abgeglichen – inklusive Eskalations-Logik bei Abweichungen (Dunkelbuchung und Automatik-Prüfung).
• Sichere Zahlungsfreigabe: Workflows mit Eskalationsstufen, 4-Augen-Freigabe, OP-Abgleich und Skontoprüfung sorgen für Effizienz ohne Kontrollverlust.
• Schnell eingeführt: Standardschnittstellen und praxiserprobte Templates sorgen für eine Einführung ohne Reibungsverluste – auch für wachsende Händler.

Fazit: Fehler vermeiden, Prozesse beschleunigen, Sicherheit gewinnen

Viele Systeme versprechen Automatisierung – doch gerade im E‑Commerce reichen einfache Lösungen nicht aus. artner Invoice bietet eine praxiserprobte Antwort auf die typischen Schwächen vieler AP-Systeme und bringt Transparenz, Effizienz und Sicherheit in Ihren digitalen Rechnungsprozess.

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FAQ: Häufige Fragen zur AP-Automatisierung im E‑Commerce

Warum ist Rechnungsautomatisierung im Onlinehandel besonders schwierig?
Weil sich Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten häufig nicht 1:1 abbilden lassen – Teillieferungen, Retouren oder fehlerhafte Angaben erschweren die automatische Verarbeitung.

Welche Funktionen sind besonders wichtig?
Wareneingangsabgleich, workflowbasierte Zahlungsfreigabe, Bestellimport, Splittbuchung und OP-Abgleich – idealerweise vollständig integriert.

Kann artner Invoice auch mit Gutschriften und Retouren umgehen?
Ja, diese Vorgänge werden systemseitig erfasst, korrekt zugeordnet und automatisch weiterverarbeitet.

Wie unterscheidet sich artner Invoice von anderen Systemen?
Durch echte Integration, tiefe Konfigurierbarkeit, Standardschnittstellen – und echte E-Commerce-Tauglichkeit.

Ist die Einführung aufwendig?
Nein – dank vorkonfigurierter Templates, Erfahrungen aus der Branche und kompetenter Begleitung durch das artner-Team.