Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Was das konkret heißt, welche Abläufe betroffen sind und warum sich eine strukturierte Einordnung lohnt, zeigt dieser Beitrag.
Die Empfangspflicht für E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 verbindlich. Viele Unternehmen haben diese Regelung frühzeitig zur Kenntnis genommen und grundsätzlich eingeordnet. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass häufig unklar bleibt, was genau damit gemeint ist, wenn von „E-Rechnungen empfangen können“ die Rede ist.
Dieser Beitrag greift genau diese Frage auf. Er erläutert sachlich und praxisnah, welche Anforderungen mit der Empfangspflicht verbunden sind und wie Unternehmen ihre bestehenden Abläufe realistisch bewerten können – ohne technische Details oder rechtliche Überfrachtung.
In vielen Unternehmen ist die Empfangspflicht als Teil der E-Rechnungspflicht präsent. Gleichzeitig bleibt offen, wie weit diese Pflicht im Alltag tatsächlich reicht. Häufig wird sie zunächst auf den reinen Zugang zu Rechnungen reduziert, etwa auf den Empfang per E-Mail oder über ein Portal.
Erst bei genauerer Betrachtung wird deutlich, dass der Begriff weiter gefasst ist. Die Empfangspflicht zielt nicht allein auf das formale Entgegennehmen einer Datei ab, sondern auf die Fähigkeit, strukturierte elektronische Rechnungen in bestehende Abläufe einzubinden.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen im inländischen B2B-Bereich die Pflicht, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen zu können. Diese Verpflichtung besteht unabhängig davon, ob ein Unternehmen selbst E-Rechnungen ausstellt oder weiterhin andere Formate für den eigenen Rechnungsversand nutzt.
Im Mittelpunkt steht die Frage, ob ein Unternehmen organisatorisch in der Lage ist, mit eingehenden E-Rechnungen sachgerecht umzugehen. Die Empfangspflicht ist damit keine isolierte technische Anforderung, sondern Teil des Rechnungswesens insgesamt.
„Empfangen können“ bedeutet mehr als den bloßen Zugang zu einer Rechnung. Entscheidend ist, dass eine strukturierte elektronische Rechnung innerhalb des Unternehmens verständlich gemacht, inhaltlich geprüft, weiterverarbeitet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden kann.
In der Praxis betrifft das mehrere Schritte: Die Rechnung muss sichtbar und nachvollziehbar dargestellt werden, sodass eine sachliche Prüfung möglich ist. Sie muss in bestehende Abläufe eingebunden werden, etwa für Freigaben oder Buchungen, und sie muss revisionssicher archiviert werden. Diese Anforderungen lassen sich häufig in bestehende Prozesse integrieren, erfordern aber ein bewusstes Zusammenspiel der beteiligten Bereiche.
Die Empfangspflicht wirkt nicht punktuell, sondern entlang des gesamten Rechnungseingangsprozesses. Betroffen sind insbesondere die Stellen, an denen Rechnungen entgegengenommen, geprüft, freigegeben und dokumentiert werden.
Dazu zählen der Rechnungseingang, die Finanzbuchhaltung sowie interne Freigabe- und Kontrollprozesse. Auch die Archivierung spielt eine Rolle, da E-Rechnungen den gleichen Aufbewahrungspflichten unterliegen wie andere Rechnungsformate. Die Empfangspflicht fügt sich damit in bestehende Strukturen ein, statt sie grundsätzlich zu ersetzen.
In vielen Unternehmen wird der konkrete Handlungsbedarf erst dann sichtbar, wenn erstmals eine strukturierte elektronische Rechnung eingeht. In diesem Moment zeigt sich, ob bestehende Abläufe ausreichen oder an welchen Stellen Anpassungen sinnvoll sind.
Typisch sind Rückfragen zur Darstellung, zur Weiterleitung oder zur Archivierung. Diese Situationen sind kein Hinweis auf unzureichende Vorbereitung, sondern Ausdruck der Tatsache, dass neue Anforderungen erst im operativen Alltag vollständig greifbar werden.
Auch wenn die Empfangspflicht bereits gilt, besteht kein Anlass zu kurzfristigem Aktionismus. Vielmehr bietet sich jetzt die Gelegenheit, die eigene Ausgangssituation strukturiert zu betrachten. Dazu gehört ein Überblick über bestehende Prozesse ebenso wie die Frage, wie flexibel diese auf neue Rechnungsformate reagieren können.
Eine solche Einordnung schafft Transparenz und erleichtert es, Anpassungen gezielt und vorausschauend vorzunehmen. Gleichzeitig bildet sie eine solide Grundlage für weitere Schritte im Rahmen der E-Rechnungspflicht.
Die Empfangspflicht für E-Rechnungen ist seit 2025 Bestandteil des unternehmerischen Alltags im B2B-Bereich. Ihre praktische Bedeutung erschließt sich jedoch häufig erst im Zusammenspiel mit den eigenen Prozessen.
Unternehmen, die sich jetzt bewusst mit den Anforderungen auseinandersetzen, gewinnen Klarheit über ihre Abläufe und schaffen Handlungssicherheit. Ein gutes Verständnis der Empfangspflicht erleichtert nicht nur den Umgang mit eingehenden E-Rechnungen, sondern unterstützt auch eine vorausschauende Steuerung der eigenen Rechnungsprozesse.
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