Kann artner Invoice bei einem Wechsel der Rechnungswesen-Software weiterverwendet werden?
Ja. artner Invoice ist systemoffen konzipiert und über standardisierte Schnittstellen an verschiedene Finanz- und ERP-Systeme integrierbar. Bestehende Workflows können in der Regelunverändert weitergeführt werden.
Ist artner Invoice eine Insellösung?
Nein. Die Lösung wird vollständig in die bestehende Systemlandschaft integriert. Buchungsdaten und Beleginformationen werden strukturiert an das führende Finanzsystem übergeben. Es entstehen keine Medienbrüche. Weiter ist artner Invoice ein Baustein des artner Business Centers, das sich zusammen mit den Modulen artner Contract und artner Documents mit der Verwaltung aller Dokumente in einem Unternehmen befasst.
Wie aufwendig ist die Integration in Microsoft Dynamics NAV?
Die Anbindung erfolgt über etablierte Schnittstellen. Da der Rechnungsworkflow eigenständig verwaltet wird, bleibt die organisatorische Struktur erhalten. Der Integrationsaufwandkonzentriert sich auf die technische Systemanbindung.
Müssen Mitarbeitende bei einer Systemmigration neu geschult werden?
Wenn der Workflow unverändert bleibt, arbeiten Anwender weiterhin in der gewohnten Oberfläche. Umfangreiche Schulungsmaßnahmen sind häufig nicht erforderlich.
Ist die Lösung für große Organisationen mit vielen Mandanten geeignet?
Ja. artner Invoice unterstützt komplexe Mandanten- und Rechtekonzepte sowie eine hohe Anzahl an Anwendern – auch bei umfangreichen Installationen.
Die Umstellung einer Rechnungswesen-Software zählt zu den sensibelsten Projekten im Finanzbereich. Prozesse laufen täglich, Zahlungsfristen müssen eingehalten werden und zahlreiche Mitarbeitende sind eingebunden.
Wie lässt sich ein Finanzsystem modernisieren, ohne funktionierende Abläufe neu aufzusetzen?
Der Anwendungsfall zeigt, wie eine große Organisation im sozialen Bereich ihre Migration erfolgreich umgesetzt hat – ohne Prozessunterbrechung und ohne Umgewöhnung für die Anwender.
Dieser Use Case basiert auf einem Projekt einer großen sozialen Organisation mit produktivem Rechnungsworkflow während der Systemmigration und laufendem Betrieb.
Eine große Organisation im sozialen Bereich mit mehreren Einrichtungen und komplexer Mandantenstrukturstand vor der Umstellung ihrer Rechnungswesen-Software – von Micos Revio auf Microsoft Dynamics NAV.
Bereits im Einsatz war artner Invoice als zentrale Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung. Der Workflow war etabliert und stabil. Mit rund 130 Anwendern im Rechnungsprozess und etwa 24.000 verarbeiteten Belegen pro Jahr war klar: Ein Neuaufbau der Freigabe- und Prüfprozesse während der Migration kam nicht infrage. Der laufende Betrieb musste ohne Einschränkungen weiterlaufen.
Ein Wechsel des führenden Rechnungswesen-Systems betrifft nicht nur die IT, sondern greift tief in operative Abläufe ein.
Typische Risiken bei einer Migration der Finanzsoftware sind:
Gerade bei Organisationen mit mehreren Mandanten und einer hohen Nutzerzahl kann eine instabile Umstellungsphase erhebliche Auswirkungen auf Prozesssicherheit und Liquidität haben. Ziel war daher eine Lösung, bei der das neue Finanzsystem integriert wird – ohne den bestehenden Rechnungsworkflow zu verändern.
Der entscheidende Erfolgsfaktor war die systemoffene Architektur von artner Invoice. Die Lösung ist flexibel an unterschiedliche Finanz- und ERP-Systeme integrierbar und über standardisierte Schnittstellen angebunden. Dadurch konnte Microsoft Dynamics NAV als neues führendes Rechnungswesen-System implementiert werden, während der bestehende digitale Rechnungsworkflow vollständig erhalten blieb.
Für die Anwenderbedeutete das Kontinuität. Oberfläche, Freigabeprozesse und Bearbeitungslogikblieben unverändert. Rollen-, Rechte- und Mandantenstrukturen mussten nicht neu definiert werden.
Der Austausch des Finanzsystems erfolgte technisch im Hintergrund – der operative Prozess blieb stabil.
Die Wirkung des Projekts zeigt sich in klar nachvollziehbaren Kennzahlen
Die Organisation konnte ihre Finanzsoftware modernisieren, ohne funktionierende Abläufe neu aufzusetzen oder die Fachbereiche zusätzlich zu belasten.
Neben der stabilen Integration in das neue Finanzsystem nutzt die Organisation weitere Automatisierungsfunktionen innerhalb von artner Invoice:
Diese Funktionenunterstützen zusätzlich die Effizienzsteigerung im Rechnungswesen.
Dieser Anwendungsfallzeigt, dass eine Migration der Rechnungswesen-Software nicht zwangsläufig mit organisatorischer Instabilität verbunden sein muss. Eine integrierbare, systemoffene Rechnungsverarbeitung ermöglicht:
Sichern Sie Ihre bestehenden Prozesse frühzeitig ab und vermeiden Sie Produktivitätseinbußen während der Migration.
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